Una semana laboral más tranquila como coach: 6 pequeños sistemas
Consigues una semana laboral más tranquila como coach con seis pequeños sistemas: días fijos de coaching, un margen entre sesiones, horarios fijos para mensajes y administración, plantillas para el trabajo recurrente, un único lugar para toda la información de clientes y una rutina fija de cierre del día. Ninguno de estos sistemas lleva mucho tiempo, y juntos marcan la diferencia entre una semana fragmentada y una ordenada.
Los coaches ayudan a sus clientes a encontrar más equilibrio, pero su propia semana suele ser lo contrario. Una sesión a las nueve, un correo entre medias, unas notas que se quedan sin escribir, un cliente que escribe por la noche. El problema rara vez es la cantidad de trabajo, sino cómo se mezcla todo.
1. Días fijos de coaching
Programa tus sesiones en días o medias jornadas fijas, por ejemplo martes, miércoles y jueves por la mañana. El resto del tiempo es para preparación, administración, formación y marketing. Así no tienes que pasar cada día del coaching a la gestión del negocio.
2. Un margen entre sesiones
Deja al menos 15 minutos entre dos sesiones. Así escribes tus notas de sesión en el momento, respiras y empiezas la siguiente sesión con atención. Tres sesiones con margen son mejores que cuatro sin él.
3. Horarios fijos para mensajes
Lee y responde mensajes en dos momentos fijos al día, por ejemplo a las 12:00 y a las 16:30. Di a tus clientes cuándo pueden esperar respuesta. Eso les da claridad y a ti tranquilidad.
4. Un bloque fijo de administración
Un bloque de una o dos horas a la semana para facturas, planificación y orden. Lo que pasa en ese bloque no tiene que ocupar tu cabeza el resto de la semana.
5. Plantillas para el trabajo recurrente
- Un mensaje de bienvenida estándar para clientes nuevos
- Un formulario de intake fijo
- Un acuerdo de coaching estándar (ver acuerdo de coaching: qué incluir)
- Una estructura fija para las notas de sesión
- Una evaluación breve para la mitad y el final
Cada plantilla que haces bien una vez te ahorra tiempo con cada cliente siguiente.
6. Una rutina de cierre del día
Cierra tu jornada con cinco minutos: ¿qué acciones están abiertas, cuál es la primera tarea de mañana, hay algo que no pueda esperar? Después, el día está terminado. Esto evita que por la noche sigas dándole vueltas a lo que olvidaste.
Un único lugar para todo
El sistema que sostiene todo lo anterior: ten la información de tus clientes en un solo lugar. Mientras notas, tareas, citas y progreso estén repartidos entre correo, cuadernos y hojas de cálculo, tu cabeza sigue siendo el sitio donde todo se junta. Lee también cómo gestionar tu práctica de coaching sin hojas de cálculo.
Una semana de ejemplo
| Día | Mañana | Tarde |
|---|---|---|
| Lunes | Planificación y preparación | Marketing y sesiones de descubrimiento |
| Martes | Sesiones | Sesiones |
| Miércoles | Sesiones | Bloque de administración |
| Jueves | Sesiones | Supervisión, intervisión o estudio |
| Viernes | Margen y pendientes | Libre o desarrollo propio |
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