Cómo escribir notas de sesión de coaching
Unas buenas notas de sesión de coaching son breves y siguen una estructura fija: fecha y número de sesión, tema de la sesión, principales descubrimientos del cliente, método utilizado, acuerdos y acciones, y qué retomar la próxima vez. Escríbelas justo después de la sesión, en cinco o diez minutos, y como si tu cliente pudiera leerlas. Porque puede.
Las notas de sesión son la memoria de tu proceso. Sin ellas, cada sesión empieza con "¿dónde nos habíamos quedado?", y al final del proceso ya no ves cómo ha evolucionado el cliente.
Por qué merecen la pena las notas de sesión
- Continuidad. Empiezas la siguiente sesión donde terminó la anterior.
- Progreso visible. En una revisión ves por escrito qué ha cambiado. Ver revisión de fin de año con tu cliente de coaching.
- Mejores sesiones. Los patrones solo destacan cuando los ves a lo largo de varias sesiones.
- Responsabilidad profesional. Para la supervisión, la intervisión y en caso de queja.
Una estructura fija
| Parte | Ejemplo |
|---|---|
| Fecha y sesión | 12 de enero, sesión 3 de 8 |
| Tema | Poner límites ante proyectos nuevos |
| Descubrimientos del cliente | "Digo que sí antes de pensarlo." Ve relación con la necesidad de reconocimiento. |
| Método | Pregunta de escala (carga de trabajo de 8 a 7), ejercicio breve con el cuadrante de cualidades |
| Acuerdos y acciones | Pedir un día para pensarlo ante cada petición nueva; anotar cuántas veces lo consigue |
| Próxima vez | Revisar el acuerdo del día de reflexión; ¿qué lo hizo difícil? |
No tienes que completar cada parte con detalle cada vez. Unas pocas palabras clave por línea suelen bastar.
Qué es mejor no escribir
- Diagnósticos o etiquetas. Eres coach, no terapeuta. Escribe lo que el cliente dijo o hizo, no lo que crees que "tiene".
- Juicios. "El cliente es difícil" no ayuda a nadie. "El cliente indicó que no quería hablar del tema" sí.
- Detalles sensibles que no necesitas. Información de salud o datos de terceros solo cuando sean realmente relevantes para el proceso.
Privacidad y derecho de acceso
Según el RGPD, tu cliente tiene derecho a acceder a los datos personales que registras sobre él. Eso incluye tus notas de sesión. Por eso, escribe siempre de forma que tu cliente pudiera leerlas sin sentirse herido ni sorprendido. Guarda las notas en un lugar seguro, no en una carpeta compartida ni en tu correo, y no más tiempo del necesario.
Consejos para mantener el hábito
- Reserva cinco minutos después de cada sesión. Escribir en el momento lleva menos tiempo que reconstruir después.
- Usa siempre la misma estructura. Así no tienes que pensar en el formato.
- Deja que el cliente también reflexione. Una breve reflexión del cliente después de la sesión complementa tus notas y aumenta su implicación.
- Mantén juntas notas y acciones. Así ves de un vistazo qué se acordó y qué salió de ello. Lee también de notas dispersas a un flujo de coaching profesional.
Notas de sesión en FocusCoachee
En FocusCoachee escribes tus notas por sesión en la línea de tiempo del proceso, vinculadas a objetivos, métodos y acciones. Tu cliente añade sus propias reflexiones y marca acciones como hechas. Todo se guarda cifrado, y en una revisión o al cerrar ves todo el proceso en un resumen, o lo exportas en PDF.
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