Sitzungsprotokoll schreiben als Coach: so führst du gute Notizen
Ein gutes Sitzungsprotokoll als Coach ist kurz und folgt einem festen Aufbau: Datum und Sitzungsnummer, Thema der Sitzung, wichtigste Erkenntnisse des Klienten, eingesetzte Methode, Absprachen und Aktionen und was du beim nächsten Mal aufgreifen willst. Schreib es direkt nach der Sitzung, in fünf bis zehn Minuten, und so, als könnte dein Klient es lesen. Denn das kann er.
Sitzungsprotokolle sind das Gedächtnis deines Coachings. Ohne Protokoll beginnt jede Sitzung mit "wo waren wir stehen geblieben?", und am Ende eines Coachings siehst du nicht mehr, wie sich der Klient entwickelt hat.
Warum sich ein Sitzungsprotokoll lohnt
- Kontinuität. Du beginnst die nächste Sitzung dort, wo die letzte aufgehört hat.
- Sichtbarer Fortschritt. Bei einer Auswertung siehst du schwarz auf weiß, was sich verändert hat. Siehe Jahresrückblick mit deinem Coaching-Klienten.
- Bessere Sitzungen. Muster fallen erst auf, wenn du sie über mehrere Sitzungen nebeneinander siehst.
- Professionelle Rechenschaft. Für Supervision, Intervision und im Fall einer Beschwerde.
Ein fester Aufbau
| Bestandteil | Beispiel |
|---|---|
| Datum und Sitzung | 12. Januar, Sitzung 3 von 8 |
| Thema | Grenzen setzen bei neuen Projekten |
| Erkenntnisse des Klienten | "Ich sage ja, bevor ich nachgedacht habe." Sieht Zusammenhang mit dem Bedürfnis nach Anerkennung. |
| Methode | Skalenfrage (Arbeitsbelastung von 8 auf 7), kurze Übung mit dem Wertequadrat |
| Absprachen und Aktionen | Bei jeder neuen Anfrage einen Tag Bedenkzeit erbitten; festhalten, wie oft das gelingt |
| Nächstes Mal | Auf die Bedenkzeit-Absprache zurückblicken; was machte es schwierig? |
Du musst nicht jeden Punkt jedes Mal ausführlich ausfüllen. Ein paar Stichworte pro Zeile reichen oft.
Was du besser nicht notierst
- Diagnosen oder Etiketten. Du bist Coach, kein Therapeut. Notiere, was der Klient gesagt oder getan hat, nicht was er deiner Meinung nach "hat".
- Urteile. "Klient ist schwierig" hilft niemandem. "Klient sagte, er möchte das Thema nicht besprechen" schon.
- Sensible Details, die du nicht brauchst. Gesundheitsdaten oder Angaben über Dritte nur, wenn sie für das Coaching wirklich relevant sind.
Datenschutz und Auskunftsrecht
Nach der DSGVO hat dein Klient das Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die du über ihn erfasst. Das gilt auch für deine Sitzungsprotokolle. Schreib deshalb immer so, dass dein Klient es lesen könnte, ohne sich verletzt oder überrumpelt zu fühlen. Bewahre Protokolle an einem sicheren Ort auf, nicht in einem geteilten Ordner oder in deinem Mailpostfach, und nicht länger als nötig.
Tipps, um dranzubleiben
- Plane nach jeder Sitzung fünf Minuten ein. Direkt schreiben kostet weniger Zeit als später rekonstruieren.
- Nutze immer denselben Aufbau. Dann musst du nicht über das Format nachdenken.
- Lass den Klienten auch selbst reflektieren. Eine kurze Reflexion des Klienten nach der Sitzung ergänzt dein Protokoll und stärkt das Engagement.
- Halte Protokolle und Aktionen zusammen. Dann siehst du auf einen Blick, was vereinbart wurde und was daraus geworden ist. Lies auch von verstreuten Notizen zu einem professionellen Coaching-Ablauf.
Sitzungsprotokolle in FocusCoachee
In FocusCoachee schreibst du dein Protokoll pro Sitzung in die Zeitleiste des Coachings, verknüpft mit Zielen, Methoden und Aktionen. Dein Klient fügt selbst Reflexionen hinzu und hakt Aktionen ab. Alles wird verschlüsselt gespeichert, und bei einer Auswertung oder beim Abschluss siehst du das ganze Coaching in einer Übersicht oder exportierst es als PDF.
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