Datenschutzerklärung - FocusCoachee

Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie FocusCoachee deine Daten erhebt, verwendet, weitergibt und schützt, wenn du unsere Dienste nutzt. Wir legen Wert auf deine Privatsphäre und behandeln deine Informationen mit größter Sorgfalt.

1. Daten, die wir erheben

Wenn du unsere Dienste nutzt, können wir folgende Arten von Daten erheben:

• Personenbezogene Informationen: wie deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, Telefonnummer, dein Profilfoto und weitere Angaben, die du bei der Erstellung eines Kontos machst.
• Nutzungsdaten: wie deine IP-Adresse, deinen Browsertyp, besuchte Seiten sowie Zeitpunkt und Dauer deiner Besuche.
• Coach-Daten (beruflich): Coach-Konto- und Praxisdetails, Klientenliste/-beziehungen, Sitzungen und Sitzungs-Metadaten, vom Coach hinzugefügte oder hochgeladene Materialien (z. B. Dokumente, Arbeitsblätter), individuelle Methoden/Vorlagen, zugewiesene Aufgaben, vom Coach erstellte Bewertungen/Fragebögen, Verfügbarkeit/Terminplanung, (sofern zutreffend) vom Coach verwaltete Abrechnungs-/Abonnementdaten sowie weitere Daten und Inhalte, die mit dem Coaching-Prozess verbunden sind und die der Coach innerhalb der Plattform hinzufügt.
• Klienten-Daten (Coaching-Inhalte): Notizen, Ziele, Werte, Reflexionen/Feedback, abgeschlossene Aufgaben/Fragebögen sowie weitere Daten und Inhalte, die mit dem Coaching-Prozess verbunden sind und vom Klienten und/oder Coach innerhalb des Coaching-Prozesses hinzugefügt werden.
• KI-Nutzungsdaten: Wenn ein Coach die Funktion zur KI-Methodenvorschlag nutzt, protokollieren wir die vom Coach eingegebene Situationsbeschreibung, die ausgewählten Klienten-Datenkategorien (Ziele, Kernwerte, Sitzungsdaten, zuvor verwendete Methoden), die zurückgegebenen KI-generierten Vorschläge sowie die Zählung der Token-Nutzung. Diese Daten werden zur betrieblichen Überwachung gespeichert und nicht über das für die Bereitstellung der Funktion Notwendige hinaus an Dritte weitergegeben. Wenn ein Coach oder Klient die KI-Textverbesserungsfunktion nutzt, wird der Inhalt des Eingabefelds vorübergehend an unseren KI-Unterauftragsverarbeiter gesendet und nicht von FocusCoachee gespeichert oder protokolliert.
• Statistik zum Kontaktformular: Wenn du uns über das Kontaktformular eine Nachricht sendest, speichern wir anonyme Statistiken (wie die von dir gewählte Rolle, wie du uns gefunden hast, Sprache, Gerätetyp und das aus deiner Verbindung abgeleitete Land), um unseren Dienst zu verstehen und zu verbessern. Diese Daten sind nicht mit deinem Namen oder deiner E-Mail-Adresse verknüpft; dein Name, deine E-Mail-Adresse und die Nachricht selbst werden nur zur Bearbeitung deiner Anfrage per E-Mail verwendet und nicht in diesem Statistikdatensatz gespeichert.

2. Verarbeitungsrollen

FocusCoachee als Verantwortlicher

Wir handeln als Verantwortlicher für Konto- und Betriebsdaten wie Name, Kontaktdaten, Sprache, Zeitzone, Login- und Nutzungsprotokolle, Support-Informationen und (sofern zutreffend) Rechnungs- und Zahlungsdaten. Wir verarbeiten diese Daten auf Grundlage der Vertragserfüllung und unserer rechtlichen Verpflichtungen (z. B. steuerliche Aufbewahrungspflichten).

FocusCoachee als Auftragsverarbeiter (im Auftrag des Coaches/der Organisation)

Für Coaching-Inhalte (z. B. Notizen, Reflexionen, Ziele und besondere Kategorien personenbezogener Daten) handeln wir als Auftragsverarbeiter. Der Coach oder seine Organisation ist der Verantwortliche und bestimmt die Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Der Coach/die Organisation stellt eine gültige Rechtsgrundlage sicher (sofern erforderlich, die ausdrückliche Einwilligung) und informiert den Klienten. Wir schließen mit Coaches/Organisationen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab.

Zahlungsdaten

Zahlungen werden über einen zertifizierten Zahlungsdienstleister abgewickelt. Wir speichern keine vollständigen Zahlungskartendaten. Rechnungen und Transaktionsdaten bewahren wir so lange auf, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.

Internationale Übermittlungen und Unterauftragsverarbeiter

Unsere primäre Infrastruktur und Datenspeicherung befinden sich in den Niederlanden, innerhalb der EU.

Sofern zutreffend, setzen wir Unterauftragsverarbeiter ein (z. B. Hosting, E-Mail, Zahlungen). Wir schließen entsprechende Verarbeitungs- und Datenübermittlungsvereinbarungen ab (etwa EU-Standardvertragsklauseln). Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter findest du auf unserer Seite zu Unterauftragsverarbeitern.

Für die KI-Methodenvorschlagsfunktion und die KI-Textverbesserungsfunktion nutzen wir Anthropic, PBC (Vereinigte Staaten) als Unterauftragsverarbeiter. Anthropic ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und verwendet Standardvertragsklauseln (SCCs) als zusätzliche Übermittlungsgrundlage. An Anthropic übermittelte personenbezogene Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Bei der Textverbesserungsfunktion wird der Inhalt des Eingabefelds vorübergehend verarbeitet und nicht von FocusCoachee gespeichert oder protokolliert. Wir haben mit Anthropic einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

3. Wie wir deine Daten verwenden

3.1 Für Klienten

• Um deinen Coaching-Prozess zu unterstützen (Anzeige von Sitzungen, Aufgaben, Reflexionen).
• Um die Kommunikation zwischen dir und deinem Coach zu erleichtern.
• Um Kontofunktionen bereitzustellen (Login, Sprache/Zeitzone, Benachrichtigungen).
• Um Sicherheit, Betrugsprävention und Servicequalität zu gewährleisten (Protokollierung/Analyse in aggregierter oder pseudonymisierter Form).
• Um rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen.

3.2 Für Coaches (und Organisationsadministratoren)

• Um deine Praxis und dein Klientenmanagement zu erleichtern (Sitzungen, Methoden, Materialien, Terminplanung sowie weitere Daten und Inhalte, die mit dem Coaching-Prozess verbunden sind).
• Um Team-/Organisationsfunktionen bereitzustellen (Rollen/Berechtigungen, Plätze, Verwaltung).
• Um Abrechnungen/Abonnements zu verwalten (sofern zutreffend).
• Um KI-gestützte Methodenvorschläge bereitzustellen und Text in Methoden-Eingabefeldern auf ausdrücklichen Wunsch des Nutzers zu verbessern, sofern der Coach oder Klient diese Funktion aktiv aktiviert (siehe Abschnitt 4).
• Um Sicherheit, Betrugsprävention und Servicequalität zu gewährleisten (Protokollierung/Analyse in aggregierter oder pseudonymisierter Form).
• Um rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen.

4. Künstliche Intelligenz

FocusCoachee bietet eine optionale KI-gestützte Funktion, die auf Grundlage der Situation eines Klienten passende Coaching-Methoden vorschlägt. Diese Funktion steht nur Coaches zur Verfügung und wird niemals automatisch aktiviert.

So funktioniert es

Wenn ein Coach die KI-Methodenvorschlagsfunktion nutzt, werden folgende Daten an unseren KI-Unterauftragsverarbeiter (Anthropic, PBC) gesendet:

• Eine vom Coach eingegebene Situationsbeschreibung.
• Klienten-Datenkategorien, die vom Coach aktiv ausgewählt werden, über Kontrollkästchen: Ziele, Kernwerte, Sitzungsdaten und/oder zuvor verwendete Methoden.
• Die Liste der für diesen Coach verfügbaren Coaching-Methoden (Methodennamen und optionale beschreibende Hinweise, die keine personenbezogenen Daten enthalten).

Der Coach entscheidet, welche Klienten-Datenkategorien einbezogen werden. Ohne die ausdrückliche Auswahl des Coaches werden keine Klienten-Daten gesendet. Coaches sind dafür verantwortlich, Klienten gemäß dem geltenden Datenschutzrecht über die Nutzung dieser Funktion zu informieren.

Anthropic als Unterauftragsverarbeiter

Anthropic, PBC (Vereinigte Staaten) verarbeitet die oben genannten Daten ausschließlich zur Erstellung von Methodenvorschlägen. Anthropic ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und verwendet übermittelte Daten nicht zum Training seiner KI-Modelle. Wir haben mit Anthropic einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Protokollierung und Grenzen

Jede Nutzung der KI-Vorschlagsfunktion wird protokolliert (Coach-Kennung, ausgewählte Datenkategorien, Token-Zählungen und zurückgegebene Vorschläge). Die Protokolle werden zur betrieblichen Überwachung und Kostenverwaltung verwendet. Es gilt ein tägliches Nutzungslimit pro Coach.

Textverbesserung

FocusCoachee bietet außerdem eine optionale KI-gestützte Textverbesserungsfunktion für Methoden-Eingabefelder. Wenn ein Coach oder Klient auf die Verbessern-Schaltfläche klickt, wird der Inhalt dieses Felds vorübergehend zur Verarbeitung an Anthropic, PBC gesendet. Dieser Inhalt wird nicht von FocusCoachee gespeichert oder protokolliert. Die Funktion wird nur durch eine ausdrückliche Nutzeraktion aktiviert und niemals automatisch ausgelöst.

5. Weitergabe deiner Daten

5.1 Für Klienten

• An deinen Coach/deine Organisation: um den Coaching-Prozess zu verwalten und Fortschritte zu verfolgen.
• An unsere Unterauftragsverarbeiter: ausschließlich zur Bereitstellung der Dienste (z. B. Hosting, E-Mail, Zahlungen und sofern zutreffend KI-Funktionen) unter vertraglichen Schutzmaßnahmen.
• Sofern gesetzlich vorgeschrieben: zum Beispiel als Reaktion auf eine rechtmäßige Anfrage einer zuständigen Behörde.
• Mit deiner ausdrücklichen Einwilligung: wenn du uns bittest, Daten an einen Dritten weiterzugeben.

5.2 Für Coaches/Organisationen

• Innerhalb deiner Organisation: Konto- und Nutzungsinformationen können autorisierten Administratoren zur Verfügung stehen (z. B. Plätze, Aktivitätsübersicht).
• An unsere Unterauftragsverarbeiter: zur Bereitstellung der Dienste (wie oben), einschließlich Anthropic, wenn die KI-Methodenvorschlags- oder Textverbesserungsfunktion genutzt wird.
• Sofern gesetzlich vorgeschrieben oder mit deiner Einwilligung für bestimmte geteilte Integrationen.

6. Datenspeicherung

Wenn Sie Ihr FocusCoachee-Konto löschen, wird es zunächst für eine kurze Wiederherstellungsfrist aufbewahrt. Danach werden Ihre personenbezogenen Daten und Coaching-Inhalte gelöscht und Ihr Name wird aus den Aufzeichnungen entfernt, die der Coach aufbewahrt (dort erscheint dann "Ehemaliger Klient"). Unterzeichnete Coaching-Vereinbarungen werden für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufbewahrt.

Dateien, die aus FocusCoachee heruntergeladen werden, zum Beispiel durch einen Coach oder durch einen Coachee, werden außerhalb der Plattform gespeichert und unterliegen dann nicht mehr der Kontrolle von FocusCoachee. FocusCoachee kann solche Kopien nicht vom eigenen Gerät oder System einer Person löschen. Das Sperren des Zugriffs eines Coaches oder das Löschen von Inhalten entfernt nur den Zugriff auf die Daten innerhalb von FocusCoachee; es entfernt keine bereits heruntergeladenen Kopien.

Wir speichern Konto- und Betriebsdaten so lange, wie es für die oben beschriebenen Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Coaching-Inhalte speichern wir im Auftrag des Coaches/der Organisation gemäß dem AVV und deren gewählter Aufbewahrungsrichtlinie. KI-Nutzungsprotokolle werden für maximal 12 Monate zu Betriebs- und Überwachungszwecken aufbewahrt. Nachdem du dein Konto gelöscht hast, entfernen wir deine personenbezogenen Daten innerhalb eines angemessenen Zeitraums, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Coaching-Vereinbarungen: Wenn du innerhalb der Plattform eine Coaching-Vereinbarung mit deinem Coach unterschreibst, bewahren wir das unterzeichnete Dokument, einschließlich der Namen beider Parteien und des Zeitpunkts der Unterzeichnung, bis zu 5 Jahre nach Beendigung des Coaching-Programms auf. Dieser Zeitraum entspricht der gesetzlichen Verjährungsfrist für vertragliche Ansprüche nach niederländischem Recht. Das Dokument wird auch dann aufbewahrt, wenn du dein Konto löschst oder den Zugang deines Coaches widerrufst; die Rechtsgrundlage hierfür ist die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Artikel 17 Absatz 3 Buchstabe e DSGVO). Nach Ablauf dieses Zeitraums wird das Dokument dauerhaft gelöscht.

Abgeschlossene Coaching-Prozesse: Zwei Jahre nach Abschluss eines Coaching-Prozesses endet der Zugang des Coaches zu diesem Prozess, und die eigenen Notizen und Aktionen des Coaches zu diesem Prozess werden gelöscht. Start- und Enddatum sowie die Anzahl der Sitzungen bleiben für die Verwaltung des Coaches erhalten. Was der Coachee selbst ausgefüllt hat, bleibt für den Coachee verfügbar, solange er ein Konto hat.

7. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Diebstahl, unbefugtem Zugriff oder Offenlegung zu schützen. Obwohl wir unser Bestes tun, um deine Informationen zu sichern, können wir die Sicherheit von über das Internet übertragenen Daten nicht garantieren.

Der Zugriff durch Mitarbeitende von FocusCoachee ist begrenzt. Autorisierte Administratoren können von Coaches erstellte eigene Methoden einsehen (nur die Methode selbst, niemals die Antworten oder andere Inhalte von Klienten), ausschließlich für Support, Sicherheit und die Verhinderung von Missbrauch. Jeder solche Zugriff wird protokolliert.

8. Deine Rechte

8.1 Klienten

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Anfragen zu Coaching-Inhalten sollten in erster Linie an deinen Coach/deine Organisation (den Verantwortlichen) gerichtet werden. Auf Anfragen, die uns betreffen (z. B. deine Kontodaten), antworten wir in der Regel innerhalb von 30 Tagen.

Das Widerrufen des Zugangs deines Coaches oder das Löschen deines Kontos hat keine Auswirkungen auf unterzeichnete Coaching-Vereinbarungen: Diese bleiben beiden Parteien für den in Abschnitt 6 beschriebenen Aufbewahrungszeitraum verfügbar.

8.2 Coaches/Organisationen

Du hast die gleichen Rechte in Bezug auf deine Konto- und Betriebsdaten bei FocusCoachee. Für Daten, die du als Verantwortlicher für die Daten deiner Klienten kontrollierst, bist du für die Bearbeitung von Betroffenenanfragen verantwortlich; wir unterstützen dich als Auftragsverarbeiter gemäß dem AVV.

Alle betroffenen Personen haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der niederländischen Aufsichtsbehörde einzureichen: der niederländischen Datenschutzbehörde.

9. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies, um deine Nutzererfahrung zu verbessern und Statistiken zu erheben. Nicht wesentliche Cookies werden nur mit deiner Einwilligung über unser Cookie-Banner gesetzt. Details und Einstellungen findest du in unserer Cookie-Richtlinie.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Die aktuellste Version ist stets auf unserer Website verfügbar. Wir empfehlen dir, die Erklärung regelmäßig zu überprüfen, um über Änderungen informiert zu bleiben.

11. Kontakt

Wenn du Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung deiner Daten hast, kontaktiere uns bitte über die Kontaktseite.

Veröffentlichungsdatum: Freitag, 30. Oktober 2026 um 21:29