Personvernerklæring - FocusCoachee

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan FocusCoachee samler inn, bruker, deler og beskytter dataene dine når du bruker tjenestene våre. Vi verdsetter personvernet ditt og behandler informasjonen din med største omhu.

1. Data vi samler inn

Når du bruker tjenestene våre, kan vi samle inn følgende typer data:

• Personopplysninger: som navn, e-postadresse, telefonnummer, profilbilde og andre opplysninger du oppgir når du oppretter en konto.
• Bruksdata: som IP-adresse, nettlesertype, besøkte sider samt tidspunkt og varighet for besøkene dine.
• Coach-data (profesjonelle): opplysninger om coach-konto og praksis, klientliste/relasjoner, timer og metadata for timer, materiale coachen legger til eller laster opp (f.eks. dokumenter, arbeidsark), egendefinerte metoder/maler, tildelte handlinger, vurderinger/spørreskjemaer opprettet av coachen, tilgjengelighet/planlegging, (der det er relevant) fakturerings-/abonnementsdata som forvaltes av coachen, og andre data og innhold knyttet til coachingprosessen som coachen legger til i plattformen.
• Klientdata (coachinginnhold): notater, mål, verdier, refleksjoner/tilbakemeldinger, fullførte handlinger/spørreskjemaer og andre data og innhold knyttet til coachingprosessen som legges til av klienten og/eller coachen i coachingprosessen.
• Data om KI-bruk: når en coach bruker funksjonen for KI-baserte metodeforslag, logger vi situasjonsbeskrivelsen som coachen skriver inn, de valgte kategoriene av klientdata (mål, kjerneverdier, timedata, tidligere brukte metoder), de KI-genererte forslagene som returneres, og antall token som brukes. Disse dataene oppbevares for driftsovervåking og deles ikke med tredjeparter utover det som er nødvendig for å levere funksjonen. Når en coach eller klient bruker funksjonen for KI-basert tekstforbedring, sendes innholdet i inntastingsfeltet midlertidig til vår KI-underleverandør og blir ikke lagret eller logget av FocusCoachee.
• Statistikk fra kontaktskjema: når du sender oss en melding via kontaktskjemaet, lagrer vi anonym statistikk (som rollen du velger, hvordan du fant oss, språk, enhetstype og landet som utledes fra tilkoblingen din) for å forstå og forbedre tjenesten vår. Disse dataene er ikke koblet til navnet eller e-postadressen din; navnet, e-postadressen og selve meldingen brukes bare til å behandle henvendelsen din via e-post og lagres ikke i denne statistikken.

2. Behandlingsroller

FocusCoachee som behandlingsansvarlig

Vi opptrer som behandlingsansvarlig for konto- og driftsdata, som navn, kontaktopplysninger, språk, tidssone, pålogging- og bruksloggen, supportinformasjon og (der det er relevant) faktura- og betalingsdata. Vi behandler disse dataene basert på oppfyllelse av en avtale og våre rettslige forpliktelser (f.eks. krav om oppbevaring av skatteopplysninger).

FocusCoachee som databehandler (på vegne av coachen/organisasjonen)

For coachinginnhold (f.eks. notater, refleksjoner, mål og eventuelle særlige kategorier av data) opptrer vi som databehandler. Coachen eller organisasjonen deres er behandlingsansvarlig og bestemmer formålene med og midlene for behandlingen. Coachen/organisasjonen sikrer et gyldig rettslig grunnlag (der det kreves, uttrykkelig samtykke) og informerer klienten. Vi inngår en databehandleravtale (DPA) med coacher/organisasjoner.

Betalingsdata

Betalinger håndteres via en sertifisert betalingstjenesteleverandør. Vi lagrer ikke fullstendige betalingskortopplysninger. Vi oppbevarer fakturaer og transaksjonsdata så lenge det er lovpålagt.

Internasjonale overføringer og underleverandører

Vår primære infrastruktur og datalagring er hostet i Nederland, innenfor EU.

Der det er relevant, bruker vi underleverandører (f.eks. hosting, e-post, betalinger). Vi inngår hensiktsmessige behandler- og bestemmelser om dataoverføring (som EUs standardavtaleklausuler). En oppdatert liste over underleverandører er tilgjengelig på siden vår om underleverandører.

For funksjonen for KI-baserte metodeforslag og funksjonen for KI-basert tekstforbedring bruker vi Anthropic, PBC (USA) som underleverandør. Anthropic er sertifisert under EU-US Data Privacy Framework og bruker standardavtaleklausuler (SCC) som et ytterligere grunnlag for overføring. Personopplysninger som overfores til Anthropic, brukes ikke til å trene KI-modeller. For tekstforbedringsfunksjonen behandles innholdet i inntastingsfeltet midlertidig og blir ikke lagret eller logget av FocusCoachee. Vi har inngått en databehandleravtale med Anthropic.

3. Hvordan vi bruker dataene dine

3.1 For klienter

• For å støtte coachingprosessen din (visning av timer, handlinger, refleksjoner).
• For å legge til rette for kommunikasjon mellom deg og coachen din.
• For å tilby kontofunksjonalitet (pålogging, språk/tidssone, varsler).
• For å sikre sikkerhet, forebygging av svindel og tjenestekvalitet (logging/analyse i aggregert eller pseudonymisert form).
• For å overholde rettslige forpliktelser.

3.2 For coacher (og organisasjonsadministratorer)

• For å legge til rette for praksisen din og klientadministrasjon (timer, metoder, materiale, planlegging og andre data og innhold knyttet til coachingprosessen).
• For å tilby team-/organisasjonsfunksjoner (roller/tillatelser, plasser, administrasjon).
• For å håndtere fakturering/abonnementer (der det er relevant).
• For å tilby KI-baserte metodeforslag og for å forbedre tekst i inntastingsfelt for metoder på uttrykkelig forespørsel fra brukeren, der coachen eller klienten aktivt aktiverer denne funksjonen (se avsnitt 4).
• For å sikre sikkerhet, forebygging av svindel og tjenestekvalitet (logging/analyse i aggregert eller pseudonymisert form).
• For å overholde rettslige forpliktelser.

4. Kunstig intelligens

FocusCoachee tilbyr en valgfri KI-basert funksjon som foreslår egnede coachingmetoder basert på en klients situasjon. Denne funksjonen er kun tilgjengelig for coacher og aktiveres aldri automatisk.

Slik fungerer det

Når en coach bruker funksjonen for KI-baserte metodeforslag, sendes følgende data til vår KI-underleverandør (Anthropic, PBC):

• En situasjonsbeskrivelse som coachen skriver inn.
• Kategorier av klientdata som coachen aktivt velger via avkrysningsbokser: mål, kjerneverdier, timedata og/eller tidligere brukte metoder.
• Listen over coachingmetoder som er tilgjengelige for den aktuelle coachen (metodenavn og valgfrie beskrivende hint, som ikke inneholder personopplysninger).

Coachen bestemmer hvilke kategorier av klientdata som skal inkluderes. Ingen klientdata sendes uten coachens uttrykkelige valg. Coacher er ansvarlige for å informere klienter om bruken av denne funksjonen i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Anthropic som underleverandør

Anthropic, PBC (USA) behandler dataene ovenfor utelukkende for å generere metodeforslag. Anthropic er sertifisert under EU-US Data Privacy Framework og bruker ikke innsendte data til å trene KI-modellene sine. Vi har inngått en databehandleravtale med Anthropic.

Logging og begrensninger

Hver bruk av funksjonen for KI-forslag logges (coach-identifikator, valgte datakategorier, antall token og forslagene som returneres). Loggene brukes til driftsovervåking og kostnadsstyring. En daglig bruksgrense per coach gjelder.

Tekstforbedring

FocusCoachee tilbyr også en valgfri KI-basert tekstforbedringsfunksjon for inntastingsfelt for metoder. Når en coach eller klient klikker på forbedringsknappen, sendes innholdet i det feltet midlertidig til Anthropic, PBC for behandling. Dette innholdet blir ikke lagret eller logget av FocusCoachee. Funksjonen aktiveres kun ved en uttrykkelig brukerhandling og utløses aldri automatisk.

5. Deling av dataene dine

5.1 For klienter

• Med coachen/organisasjonen din: for å håndtere coachingprosessen og følge fremgang.
• Med våre underleverandører: utelukkende for å levere tjenestene (f.eks. hosting, e-post, betalinger og der det er relevant KI-funksjoner) under kontraktsmessige sikringstiltak.
• Der det er lovpålagt: for eksempel som svar på en lovlig forespørsel fra en kompetent myndighet.
• Med ditt uttrykkelige samtykke: når du ber oss om å dele data med en tredjepart.

5.2 For coacher/organisasjoner

• Innenfor organisasjonen din: konto- og bruksinformasjon kan være tilgjengelig for autoriserte administratorer (f.eks. plasser, aktivitetsoversikt).
• Med våre underleverandører: for å levere tjenestene (som ovenfor), inkludert Anthropic når funksjonen for KI-baserte metodeforslag eller tekstforbedring brukes.
• Der det er lovpålagt eller med ditt samtykke for spesifikke delte integrasjoner.

6. Oppbevaring av data

Når du sletter FocusCoachee-kontoen din, beholdes den først i en kort gjenopprettingsperiode. Deretter slettes personopplysningene og coaching-innholdet ditt, og navnet ditt fjernes fra opplysningene coachen beholder (som da viser "Tidligere klient"). Signerte coachingavtaler beholdes i den lovpalagte oppbevaringsperioden.

Filer som lastes ned fra FocusCoachee, for eksempel av en coach eller av en coachee, lagres utenfor plattformen og er da ikke lenger under FocusCoachees kontroll. FocusCoachee kan ikke slette slike kopier fra en persons egen enhet eller system. Å blokkere en coachs tilgang eller slette innhold fjerner bare tilgangen til dataene inne i FocusCoachee; det fjerner ikke kopier som allerede var lastet ned.

Vi oppbevarer konto- og driftsdata så lenge det er nødvendig for formålene beskrevet ovenfor eller som lovpålagt. Vi oppbevarer coachinginnhold på vegne av coachen/organisasjonen i samsvar med databehandleravtalen og deres valgte oppbevaringspolicy. Logger over KI-bruk oppbevares i maksimalt 12 måneder for drifts- og overvåkingsformål. Etter at du sletter kontoen din, fjerner vi personopplysningene dine innen rimelig tid med mindre en rettslig oppbevaringsplikt gjelder.

Coachingavtaler: når du signerer en coachingavtale med coachen din i plattformen, oppbevarer vi det signerte dokumentet, inkludert navnene til begge parter og tidspunktet for signering, i inntil 5 år etter at coachingprogrammet er avsluttet. Denne perioden tilsvarer den lovbestemte foreldelsesfristen for kontraktsmessige krav etter nederlandsk rett. Dokumentet oppbevares selv om du sletter kontoen din eller trekker tilbake coachens tilgang; det rettslige grunnlaget for dette er fastsettelse, gjennomføring eller forsvar av rettskrav (artikkel 17(3)(e) i GDPR). Etter denne perioden slettes dokumentet permanent.

Avsluttede coachingforløp: to år etter at et coachingforløp er avsluttet, utløper coachens tilgang til forløpet, og coachens egne notater og handlinger fra forløpet slettes. Start- og sluttdato og antall økter beholdes for coachens administrasjon. Det coacheen selv har fylt ut, er tilgjengelig for coacheen så lenge vedkommende har en konto.

7. Datasikkerhet

Vi implementerer hensiktsmessige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot tap, tyveri, uautorisert tilgang eller utlevering. Selv om vi gjør vårt beste for å sikre informasjonen din, kan vi ikke garantere sikkerheten til data som overføres over internett.

Tilgang for ansatte i FocusCoachee er begrenset. Autoriserte administratorer kan se egendefinerte metoder laget av coacher (kun selve metoden, aldri svarene eller annet innhold lagt inn av klienter) utelukkende for brukerstøtte, sikkerhet og forebygging av misbruk. All slik tilgang logges.

8. Rettighetene dine

8.1 Klienter

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, innsigelse og dataportabilitet. Forespørsler som gjelder coachinginnhold, bør primært rettes til coachen/organisasjonen din (den behandlingsansvarlige). Vi svarer vanligvis innen 30 dager på forespørsler som gjelder oss (f.eks. kontodataene dine).

Å trekke tilbake coachens tilgang eller slette kontoen din påvirker ikke signerte coachingavtaler: disse forblir tilgjengelige for begge parter i oppbevaringsperioden beskrevet i avsnitt 6.

8.2 Coacher/organisasjoner

Du har de samme rettighetene når det gjelder dine konto- og driftsdata hos FocusCoachee. For data du kontrollerer som behandlingsansvarlig for klientenes data, er du ansvarlig for å håndtere forespørsler fra registrerte; vi bistår deg som databehandler under databehandleravtalen.

Alle registrerte har også rett til å inngi en klage til den nederlandske tilsynsmyndigheten: den nederlandske datatilsynsmyndigheten.

9. Informasjonskapsler

Nettstedet vårt bruker informasjonskapsler for å forbedre brukeropplevelsen din og samle inn statistikk. Ikke-nødvendige informasjonskapsler settes kun med ditt samtykke via vår informasjonskapselbanner. Se vår retningslinjer for informasjonskapsler for detaljer og innstillinger.

10. Endringer i denne personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen. Den nyeste versjonen vil alltid være tilgjengelig på nettstedet vårt. Vi oppfordrer deg til å lese erklæringen jevnlig for å holde deg informert om endringer.

11. Kontakt

Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller hvordan vi behandler dataene dine, ta kontakt med oss via kontaktsiden.

Publiseringsdato: Fredag 30. oktober 2026 21:29