Privacybeleid - FocusCoachee

Dit privacybeleid legt uit hoe FocusCoachee jouw gegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt wanneer je gebruikmaakt van onze diensten. We hechten grote waarde aan jouw privacy en gaan zorgvuldig met jouw informatie om.

1. Gegevens die we verzamelen

Wanneer je gebruikmaakt van onze diensten, kunnen we de volgende typen gegevens verzamelen:

• Persoonsgegevens: zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer, profielfoto en andere gegevens die je verstrekt bij het aanmaken van een account.
• Gebruiksgegevens: zoals je IP-adres, browsertype, bezochte pagina's en de tijd en duur van je bezoeken.
• Coachgegevens (professioneel): coachaccount en praktijkgegevens, cliëntenlijst en -relaties, sessies en sessiemetadata, door de coach toegevoegde of geüploade materialen (bijv. documenten, werkbladen), aangepaste methoden en sjablonen, toegewezen taken, door de coach gemaakte assessments en vragenlijsten, beschikbaarheid en planning, (indien van toepassing) facturerings- en abonnementsgegevens beheerd door de coach, en overige gegevens en inhoud verbonden aan het coachingproces die de coach toevoegt binnen het platform.
• Coacheegegevens (coaching-inhoud): notities, doelen, waarden, reflecties en feedback, voltooide taken en vragenlijsten, en overige gegevens en inhoud verbonden aan het coachingproces die door de coachee en/of de coach worden toegevoegd binnen het coachingproces.
• AI-gebruiksgegevens: wanneer een coach gebruikmaakt van de AI-methodesuggestiefunctie, loggen we de door de coach ingevoerde situatiebeschrijving, de geselecteerde coacheedatacategorieën (doelen, kernwaarden, sessiegegevens, eerder gebruikte methoden), de door AI gegenereerde suggesties en het tokenverbruik. Deze gegevens worden bewaard voor operationele monitoring en worden niet gedeeld met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor het leveren van de functie. Wanneer een coach of coachee gebruikmaakt van de AI-tekstverbeterfunctie, wordt de inhoud van het invoerveld tijdelijk verzonden naar onze AI-subverwerker en wordt niet opgeslagen of gelogd door FocusCoachee.

2. Verwerkingsrollen

FocusCoachee als verwerkingsverantwoordelijke

We treden op als verwerkingsverantwoordelijke voor account- en operationele gegevens, zoals naam, contactgegevens, taal, tijdzone, inlog- en gebruikslogboeken, ondersteuningsinformatie en (indien van toepassing) facturerings- en betalingsgegevens. We verwerken deze gegevens op basis van uitvoering van een overeenkomst en onze wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale bewaarplicht).

FocusCoachee als verwerker (namens de coach of organisatie)

Voor coaching-inhoud (bijv. notities, reflecties, doelen en eventuele bijzondere categorieën persoonsgegevens) treden we op als verwerker. De coach of diens organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt de doeleinden en middelen van de verwerking. De coach/organisatie zorgt voor een geldige rechtmatige grondslag (waar vereist, uitdrukkelijke toestemming) en informeert de coachee. We sluiten een verwerkersovereenkomst (DPA) met coaches en organisaties.

Betalingsgegevens

Betalingen worden verwerkt via een gecertificeerde betaaldienstverlener. We slaan geen volledige betaalkaartgegevens op. Facturen en transactiegegevens bewaren we zolang wettelijk vereist.

Internationale doorgiften en subverwerkers

Onze primaire infrastructuur en gegevensopslag bevinden zich in Nederland, binnen de Europese Unie.

Waar van toepassing maken we gebruik van subverwerkers (bijv. hosting, e-mail, betalingen). We sluiten passende verwerkings- en doorgifte-bepalingen af (zoals EU Standaard Contractbepalingen). Een actuele lijst van subverwerkers is beschikbaar op onze subverwerkers-pagina.

Voor de AI-methodesuggestiefunctie en de AI-tekstverbeterfunctie maken we gebruik van Anthropic, PBC (Verenigde Staten) als subverwerker. Anthropic is gecertificeerd onder het EU-VS Gegevensprivacyraamwerk en hanteert Standaard Contractbepalingen (SCC's) als aanvullende overdrachtsbasis. Persoonsgegevens die aan Anthropic worden doorgegeven, worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen. Bij de tekstverbeterfunctie wordt de inhoud van het invoerveld tijdelijk verwerkt en niet opgeslagen of gelogd door FocusCoachee. We hebben een verwerkersovereenkomst gesloten met Anthropic.

3. Hoe we jouw gegevens gebruiken

3.1 Voor coachees

• Om jouw coachingproces te ondersteunen (weergave van sessies, taken en reflecties).
• Om communicatie tussen jou en jouw coach te faciliteren.
• Om accountfunctionaliteit te bieden (inloggen, taal/tijdzone, notificaties).
• Om beveiliging, fraudepreventie en servicekwaliteit te waarborgen (logging/analytics in geaggregeerde of gepseudonimiseerde vorm).
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

3.2 Voor coaches (en organisatiebeheerders)

• Om jouw praktijk en cliëntenbeheer te faciliteren (sessies, methoden, materialen, planning en overige gegevens en inhoud verbonden aan het coachingproces).
• Om team- en organisatiefuncties te bieden (rollen/rechten, seats, administratie).
• Om facturering en abonnementen te beheren (indien van toepassing).
• Om AI-gestuurde methodesuggesties te bieden en tekst in methode-invoervelden te verbeteren op expliciete gebruikersactie, wanneer de coach of coachee er actief voor kiest deze functie te gebruiken (zie sectie 4).
• Om beveiliging, fraudepreventie en servicekwaliteit te waarborgen (logging/analytics in geaggregeerde of gepseudonimiseerde vorm).
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Kunstmatige intelligentie

FocusCoachee biedt een optionele AI-functie die passende coachingmethoden suggereert op basis van de situatie van een coachee. Deze functie is uitsluitend beschikbaar voor coaches en wordt nooit automatisch geactiveerd.

Hoe het werkt

Wanneer een coach gebruikmaakt van de AI-methodesuggestiefunctie, worden de volgende gegevens verzonden naar onze AI-subverwerker (Anthropic, PBC):

• Een door de coach ingevoerde situatiebeschrijving.
• Coacheedatacategorieën die actief door de coach zijn geselecteerd via selectievakjes: doelen, kernwaarden, sessiegegevens en/of eerder gebruikte methoden.
• De lijst met coachingmethoden beschikbaar voor die coach (methodenamen en optionele beschrijvende hints, zonder persoonsgegevens).

De coach bepaalt welke coacheedatacategorieën worden meegestuurd. Er worden geen coacheegegevens verzonden zonder expliciete selectie door de coach. Coaches zijn verantwoordelijk voor het informeren van coachees over het gebruik van deze functie conform de toepasselijke privacywetgeving.

Anthropic als subverwerker

Anthropic, PBC (Verenigde Staten) verwerkt bovengenoemde gegevens uitsluitend om methodesuggesties te genereren. Anthropic is gecertificeerd onder het EU-VS Gegevensprivacyraamwerk en gebruikt ingediende gegevens niet voor het trainen van AI-modellen. We hebben een verwerkersovereenkomst gesloten met Anthropic.

Logging en limieten

Elk gebruik van de AI-suggestiefunctie wordt gelogd (coach-ID, geselecteerde datacategorieën, tokenverbruik en geretourneerde suggesties). Logs worden gebruikt voor operationele monitoring en kostenbeheer. Per coach geldt een dagelijks gebruikslimiet.

Tekstverbetering

FocusCoachee biedt ook een optionele AI-functie voor het verbeteren van tekst in methode-invoervelden. Wanneer een coach of coachee op de verbeterknop klikt, wordt de inhoud van dat veld tijdelijk verzonden naar Anthropic, PBC voor verwerking. Deze inhoud wordt niet opgeslagen of gelogd door FocusCoachee. De functie wordt uitsluitend geactiveerd door een expliciete gebruikersactie en nooit automatisch.

5. Delen van jouw gegevens

5.1 Voor coachees

• Met jouw coach/organisatie: voor het beheer van het coachingproces en het bijhouden van voortgang.
• Met onze subverwerkers: uitsluitend voor het leveren van de diensten (bijv. hosting, e-mail, betalingen en waar van toepassing AI-functies) onder contractuele waarborgen.
• Waar wettelijk vereist: bijvoorbeeld in reactie op een rechtmatig verzoek van een bevoegde autoriteit.
• Met jouw uitdrukkelijke toestemming: wanneer je ons vraagt gegevens te delen met een derde partij.

5.2 Voor coaches/organisaties

• Binnen jouw organisatie: account- en gebruiksinformatie kan beschikbaar zijn voor geautoriseerde beheerders (bijv. seats, activiteitsoverzicht).
• Met onze subverwerkers: voor het leveren van de diensten (zoals hierboven), inclusief Anthropic wanneer de AI-methodesuggestiefunctie of de AI-tekstverbeterfunctie wordt gebruikt.
• Waar wettelijk vereist of met jouw toestemming voor specifieke gedeelde integraties.

6. Bewaartermijnen

We bewaren account- en operationele gegevens zolang als nodig voor de hierboven beschreven doeleinden of zoals wettelijk vereist. We bewaren coaching-inhoud namens de coach/organisatie conform de verwerkersovereenkomst en het door hen gekozen bewaarbeleid. AI-gebruikslogboeken worden maximaal 12 maanden bewaard voor operationele doeleinden en monitoring. Na het verwijderen van jouw account verwijderen we jouw persoonsgegevens binnen een redelijke termijn, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

7. Gegevensbeveiliging

We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking. Hoewel we ons best doen om jouw informatie te beveiligen, kunnen we de veiligheid van gegevens die via internet worden verzonden niet garanderen.

8. Jouw rechten

8.1 Coachees

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Verzoeken met betrekking tot coaching-inhoud dienen primair te worden gericht aan jouw coach/organisatie (de verwerkingsverantwoordelijke). Op verzoeken die betrekking hebben op ons (bijv. jouw accountgegevens) reageren we doorgaans binnen 30 dagen.

8.2 Coaches/organisaties

Je hebt dezelfde rechten met betrekking tot jouw account- en operationele gegevens bij FocusCoachee. Voor gegevens waarover jij als verwerkingsverantwoordelijke beschikt ten aanzien van de gegevens van jouw coachees, ben jij verantwoordelijk voor het afhandelen van verzoeken van betrokkenen; wij ondersteunen je daarin als verwerker conform de verwerkersovereenkomst.

Alle betrokkenen hebben tevens het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthoudende autoriteit: de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies om jouw gebruikerservaring te verbeteren en statistieken te verzamelen. Niet-essentiële cookies worden alleen geplaatst met jouw toestemming via onze cookiebanner. Zie ons Cookiebeleid voor meer informatie en voorkeuren.

10. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. We raden je aan het beleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van wijzigingen.

11. Contact

Als je vragen hebt over dit privacybeleid of over de manier waarop we jouw gegevens verwerken, neem dan contact met ons op via de contactpagina.

Publicatiedatum: Vrijdag 15 mei 2026 om 04:42