Privacybeleid - FocusCoachee

Dit privacybeleid legt uit hoe FocusCoachee uw gegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt wanneer u onze diensten gebruikt. Wij hechten veel waarde aan uw privacy en zorgen ervoor dat uw gegevens met de grootst mogelijke zorg worden behandeld.

1. Gegevens die wij verzamelen

Wanneer u onze diensten gebruikt, kunnen wij de volgende soorten gegevens verzamelen:

• Persoonlijke informatie: zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en andere informatie die u verstrekt bij het aanmaken van een account.
• Gebruiksgegevens: zoals uw IP-adres, browsertype, bezochte pagina's en de tijd en duur van uw bezoeken.
• Coachgegevens (professioneel): account- en praktijkinformatie van de coach, cliëntenlijst/relaties, sessies en sessiemetadata, door de coach toegevoegde of geüploade materialen (bijv. documenten, werkbladen), eigen of aangepaste methodes/templates, toegewezen taken/opdrachten, beoordelingen/vragenlijsten die door de coach zijn aangemaakt, beschikbaarheid/afspraken, (waar van toepassing) facturatie-/abonnementsgegevens die de coach zelf beheert, en andere aan het coachtraject verbonden data en inhoud die de coach binnen het platform toevoegt.
• Coacheegegevens (coachingsinhoud): notities, doelen, waarden, reflecties/feedback, ingevulde opdrachten/vragenlijsten, en andere aan het coachtraject verbonden data en inhoud die de coachee en/of de coach binnen het traject toevoegen.

2. Verwerkingsrollen

FocusCoachee als verwerkingsverantwoordelijke

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor account- en operationele gegevens, zoals naam, contactgegevens, taal, tijdzone, inlog- en gebruikslogs, supportinformatie en (indien van toepassing) factuur- en betaalgegevens. Deze gegevens verwerken wij op basis van uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale bewaartermijnen).

FocusCoachee als verwerker (namens de coach/organisatie)

Voor inhoud van coachingstrajecten (bijv. notities, reflecties, doelen en eventuele bijzondere persoonsgegevens) handelen wij als verwerker. De coach of diens organisatie is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt doel en middelen van deze verwerking. De coach/organisatie zorgt voor een geldige rechtsgrond (waar nodig uitdrukkelijke toestemming) en voor het informeren van de coachee. Met coaches/organisaties sluiten wij een verwerkersovereenkomst (DPA).

Betaalgegevens

Betaalgegevens worden afgehandeld via een gecertificeerde betaaldienstverlener. Wij slaan geen volledige betaalkaartgegevens op. Wij bewaren factuur- en transactiegegevens zolang wettelijk vereist.

Internationale doorgifte en subverwerkers

Waar van toepassing maken wij gebruik van subverwerkers (bijv. hosting, e-mail, betalingen). Met hen sluiten wij passende verwerkers- en doorgiftebepalingen (zoals EU-Standaardcontractbepalingen). Een actuele lijst van subverwerkers wordt gepubliceerd en bijgewerkt op onze website.

3. Hoe wij uw gegevens gebruiken

3.1 Voor coachees

• Om uw coachingsproces te ondersteunen (weergave van sessies, opdrachten, reflecties).
• Om communicatie tussen u en uw coach te faciliteren.
• Om accountfunctionaliteit te bieden (inloggen, taal/tijdzone, notificaties).
• Om beveiliging, fraudepreventie en servicekwaliteit te waarborgen (logging/analytics op geaggregeerd of gepseudonimiseerd niveau).
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

3.2 Voor coaches (en organisatiebeheerders)

• Om uw praktijk en cliëntenbeheer te faciliteren (sessies, methodes, materialen, planning, en andere aan het coachtraject verbonden data en inhoud).
• Om team- of organisatiefunctionaliteit te bieden (rollen/rechten, seats, beheer).
• Om facturatie/abonnementen te beheren (indien van toepassing).
• Om beveiliging, fraudepreventie en servicekwaliteit te waarborgen (logging/analytics op geaggregeerd of gepseudonimiseerd niveau).
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Het delen van uw gegevens

4.1 Voor coachees

• Met uw coach/organisatie: om het coachingstraject te beheren en voortgang te volgen.
• Met onze subverwerkers: uitsluitend voor levering van de diensten (bijv. hosting, e-mail, betalingen) volgens contractuele waarborgen.
• Waar wettelijk vereist: bijvoorbeeld bij een rechtsgeldig verzoek van een bevoegde autoriteit.
• Met uw uitdrukkelijke toestemming: indien u ons vraagt gegevens met een derde te delen.

4.2 Voor coaches/organisaties

• Binnen uw organisatie: account- en gebruiksinformatie kan beschikbaar zijn voor geautoriseerde beheerders (bijv. seats, activiteitenoverzicht).
• Met onze subverwerkers: voor levering van de diensten (zoals hierboven).
• Waar wettelijk vereist of met uw toestemming voor specifieke gedeelde integraties.

5. Bewaartermijn van gegevens

Wij bewaren account- en operationele gegevens zolang nodig voor de hierboven beschreven doeleinden of zoals wettelijk vereist. Coachingsinhoud bewaren wij namens de coach/organisatie conform de DPA en het door hen gekozen retentiebeleid. Na verwijdering van uw account verwijderen wij uw persoonsgegevens binnen een redelijke termijn, tenzij bewaarplicht geldt.

6. Gegevensbeveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking. Hoewel wij ons best doen om uw gegevens te beveiligen, kunnen wij de veiligheid van gegevensoverdracht via het internet niet garanderen.

7. Uw rechten

7.1 Coachees

U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Verzoeken over coachingsinhoud richt u primair aan uw coach/organisatie (de verwerkingsverantwoordelijke). Wij reageren in de regel binnen 30 dagen op verzoeken die bij ons horen (bijv. uw accountgegevens).

7.2 Coaches/organisaties

U heeft dezelfde rechten ten aanzien van uw account- en operationele gegevens bij FocusCoachee. Voor gegevens die u als verwerkingsverantwoordelijke van coachees beheert, bent u zelf verantwoordelijk voor het afhandelen van verzoeken van betrokkenen; wij assisteren u daarbij als verwerker conform de DPA.

Iedere betrokkene heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren en statistieken te verzamelen. Niet-noodzakelijke cookies worden alleen geplaatst met uw toestemming via onze cookiebanner. Zie ons Cookiebeleid voor details en voorkeuren.

9. Wijzigingen in het privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De meest recente versie zal altijd beschikbaar zijn op onze website. Wij raden u aan het beleid regelmatig te bekijken om op de hoogte te blijven van wijzigingen.

10. Contact

Als u vragen heeft over dit privacybeleid of over hoe wij uw gegevens verwerken, neem dan contact met ons op via de contactpagina.

Publicatiedatum: Vrijdag 26 september 2025 om 05:03