Mehr Ruhe in der Arbeitswoche als Coach: 6 kleine Systeme, die helfen
Mehr Ruhe in deiner Arbeitswoche als Coach bekommst du mit sechs kleinen Systemen: feste Coaching-Tage, ein Puffer zwischen Sitzungen, feste Zeiten für Nachrichten und Verwaltung, Vorlagen für wiederkehrende Arbeit, ein Ort für alle Klienteninformationen und ein fester Tagesabschluss. Keines dieser Systeme kostet viel Zeit, und zusammen machen sie den Unterschied zwischen einer zersplitterten und einer übersichtlichen Woche.
Coaches helfen Klienten zu mehr Balance, aber ihre eigene Woche ist oft das Gegenteil. Eine Sitzung um neun, zwischendurch eine Mail, ein Protokoll, das liegen bleibt, ein Klient, der abends eine Nachricht schickt. Das Problem ist selten die Menge an Arbeit, sondern wie sie durcheinanderläuft.
1. Feste Coaching-Tage
Plane deine Sitzungen an festen Tagen oder Halbtagen, zum Beispiel Dienstag, Mittwoch und Donnerstagvormittag. Die anderen Zeiten sind für Vorbereitung, Verwaltung, Weiterbildung und Marketing. So musst du nicht jeden Tag zwischen Coachen und Unternehmersein hin und her wechseln.
2. Ein Puffer zwischen Sitzungen
Plane mindestens 15 Minuten zwischen zwei Sitzungen ein. So schreibst du dein Sitzungsprotokoll direkt, atmest durch und beginnst die nächste Sitzung mit voller Aufmerksamkeit. Drei Sitzungen mit Puffer sind besser als vier ohne.
3. Feste Zeiten für Nachrichten
Lies und beantworte Nachrichten zu zwei festen Zeiten am Tag, zum Beispiel um 12 und um 16:30 Uhr. Sag Klienten, wann sie mit einer Antwort rechnen können. Das gibt ihnen Klarheit und dir Ruhe.
4. Ein fester Verwaltungsblock
Ein Block von ein bis zwei Stunden pro Woche für Rechnungen, Planung und Aufräumen. Was in diesem Block passiert, muss den Rest der Woche nicht in deinem Kopf herumschwirren.
5. Vorlagen für wiederkehrende Arbeit
- Eine Standard-Willkommensnachricht für neue Klienten
- Ein fester Intake-Fragebogen
- Ein Standard-Coaching-Vertrag (siehe Coaching-Vertrag: was gehört hinein?)
- Ein fester Aufbau für Sitzungsprotokolle
- Eine kurze Auswertung für die Mitte und das Ende
Jede Vorlage, die du einmal gut machst, spart dir bei jedem weiteren Klienten Zeit.
6. Ein Tagesabschluss
Schließ deinen Arbeitstag mit fünf Minuten ab: Welche Aktionen sind offen, was ist morgen die erste Aufgabe, gibt es etwas, das nicht bis morgen warten kann? Danach ist der Tag vorbei. Das verhindert, dass du abends grübelst, was du vergessen hast.
Ein Ort für alles
Das System unter allem oben: Sorge dafür, dass deine Klienteninformationen an einem Ort liegen. Solange Notizen, Aufgaben, Termine und Fortschritt über Mail, Hefte und Tabellen verteilt sind, bleibt dein Kopf der Ort, an dem alles zusammenläuft. Lies auch die Coaching-Praxis ohne Tabellen führen.
Eine Beispielwoche
| Tag | Vormittag | Nachmittag |
|---|---|---|
| Montag | Planung und Vorbereitung | Marketing und Kennenlerngespräche |
| Dienstag | Sitzungen | Sitzungen |
| Mittwoch | Sitzungen | Verwaltungsblock |
| Donnerstag | Sitzungen | Supervision, Intervision oder Weiterbildung |
| Freitag | Puffer und Überhang | Frei oder eigene Entwicklung |
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