Skrive øktnotater som coach: en enkel struktur
Gode øktnotater som coach er korte og følger en fast struktur: dato og øktnummer, tema for økten, klientens viktigste innsikter, metoden du brukte, avtaler og handlinger, og hva du vil ta opp neste gang. Skriv dem rett etter økten, på fem til ti minutter, og som om klienten kunne lese dem. For det kan de.
Øktnotater er hukommelsen til forløpet ditt. Uten notater starter hver økt med "hvor var vi igjen?", og ved slutten av forløpet ser du ikke lenger hvordan klienten har utviklet seg.
Hvorfor øktnotater er verdt det
- Kontinuitet. Du starter neste økt der forrige sluttet.
- Synlig fremgang. Ved en evaluering ser du svart på hvitt hva som har endret seg. Se årsevaluering med coachingklienten.
- Bedre økter. Mønstre blir først tydelige når du ser dem over flere økter.
- Faglig ansvarlighet. Til supervisjon, kollegaveiledning og ved en eventuell klage.
En fast struktur
| Del | Eksempel |
|---|---|
| Dato og økt | 12. januar, økt 3 av 8 |
| Tema | Sette grenser ved nye prosjekter |
| Klientens innsikter | "Jeg sier ja før jeg har tenkt." Ser en sammenheng med behov for anerkjennelse. |
| Metode | Skaleringsspørsmål (arbeidsbelastning fra 8 til 7), kort øvelse med kjernekvadranten |
| Avtaler og handlinger | Be om én dags betenkningstid ved hver ny forespørsel; notere hvor ofte det lykkes |
| Neste gang | Se tilbake på avtalen om betenkningstid; hva gjorde det vanskelig? |
Du trenger ikke fylle ut hver del grundig hver gang. Noen stikkord per linje er ofte nok.
Hva du helst ikke skriver ned
- Diagnoser eller merkelapper. Du er coach, ikke behandler. Skriv hva klienten sa eller gjorde, ikke hva du tror klienten "har".
- Vurderinger. "Klienten er vanskelig" hjelper ingen. "Klienten sa at hen ikke ville snakke om temaet" gjør det.
- Sensitive detaljer du ikke trenger. Helseopplysninger eller opplysninger om andre bare når det virkelig er relevant for forløpet.
Personvern og innsynsrett
Etter GDPR har klienten rett til innsyn i personopplysningene du lagrer om dem. Det gjelder også øktnotatene dine. Skriv derfor alltid slik at klienten kunne lest det uten å føle seg såret eller overrasket. Oppbevar notatene på et sikkert sted, ikke i en delt mappe eller i e-posten, og ikke lenger enn nødvendig.
Tips for å holde det ved like
- Sett av fem minutter etter hver økt. Å skrive med en gang tar kortere tid enn å rekonstruere senere.
- Bruk alltid samme struktur. Da slipper du å tenke på formatet.
- La klienten også reflektere. En kort refleksjon fra klienten etter økten utfyller notatene dine og øker engasjementet.
- Hold notater og handlinger samlet. Da ser du med ett blikk hva som ble avtalt og hva det ble til. Les også fra spredte notater til en profesjonell coachingflyt.
Øktnotater i FocusCoachee
I FocusCoachee skriver du notatene per økt i tidslinjen til forløpet, koblet til mål, metoder og handlinger. Klienten legger selv til refleksjoner og krysser av handlinger. Alt lagres kryptert, og ved en evaluering eller avslutning ser du hele forløpet i én oversikt, eller eksporterer det som PDF.
Les også:
