En roligere arbeidsuke som coach: 6 små systemer som hjelper
En roligere arbeidsuke som coach får du med seks små systemer: faste coachingdager, en buffer mellom øktene, faste tidspunkter for meldinger og administrasjon, maler for gjentakende arbeid, ett sted for all klientinformasjon og en fast avslutning av arbeidsdagen. Ingen av systemene tar mye tid, og sammen utgjør de forskjellen mellom en oppstykket og en oversiktlig uke.
Coacher hjelper klienter til mer balanse, men deres egen uke er ofte det motsatte. En økt klokken ni, en e-post innimellom, notater som blir liggende, en klient som sender melding om kvelden. Problemet er sjelden mengden arbeid, men måten alt går om hverandre på.
1. Faste coachingdager
Legg øktene dine til faste dager eller halvdager, for eksempel tirsdag, onsdag og torsdag formiddag. De andre tidspunktene er til forberedelse, administrasjon, faglig utvikling og markedsføring. Da slipper du å veksle mellom coaching og drift hver dag.
2. En buffer mellom øktene
Planlegg minst 15 minutter mellom to økter. Da skriver du øktnotatene med en gang, puster ut og begynner neste økt med full oppmerksomhet. Tre økter med buffer er bedre enn fire uten.
3. Faste tidspunkter for meldinger
Les og svar på meldinger på to faste tidspunkter om dagen, for eksempel klokken 12 og 15.30. Fortell klientene når de kan forvente svar. Det gir dem forutsigbarhet og deg ro.
4. En fast administrasjonsblokk
Én blokk på én til to timer i uken til fakturaer, planlegging og rydding. Det som skjer i den blokken, trenger ikke ligge i hodet ditt resten av uken.
5. Maler for gjentakende arbeid
- En standard velkomstmelding til nye klienter
- Et fast inntaksskjema
- En standard coachingavtale (se coachingavtale: hva skal den inneholde?)
- En fast struktur for øktnotater
- En kort evaluering til midtveis og slutt
Hver mal du lager godt én gang, sparer deg tid med hver neste klient.
6. En avslutning av arbeidsdagen
Avslutt arbeidsdagen med fem minutter: Hvilke handlinger er åpne, hva er første oppgave i morgen, er det noe som ikke kan vente til i morgen? Deretter er dagen ferdig. Det hindrer at du ligger og tenker på hva du har glemt.
Ett sted for alt
Systemet under alt det ovenfor: Sørg for at klientinformasjonen din ligger på ett sted. Så lenge notater, oppgaver, avtaler og fremgang er spredt mellom e-post, notatbøker og regneark, er hodet ditt stedet der alt kommer sammen. Les også slik driver du coachingpraksisen uten regneark.
En eksempeluke
| Dag | Formiddag | Ettermiddag |
|---|---|---|
| Mandag | Planlegging og forberedelse | Markedsføring og bli-kjent-samtaler |
| Tirsdag | Økter | Økter |
| Onsdag | Økter | Administrasjonsblokk |
| Torsdag | Økter | Supervisjon, kollegaveiledning eller faglig påfyll |
| Fredag | Buffer og etterslep | Fri eller egen utvikling |
Bygg inn ro med FocusCoachee
I FocusCoachee ligger økter, mål, handlinger, refleksjoner og dokumenter samlet per forløp. I kalenderen åpner du selv tidene du er tilgjengelig, slik at klientene bare booker på coachingdagene dine. Handlinger får en påminnelse, så du slipper å huske dem selv. Og med skjemaer og mer enn 88 metoder har du malene dine alltid for hånden.
Les også:
