Uma semana de trabalho mais tranquila como coach: 6 pequenos sistemas
Você consegue uma semana de trabalho mais tranquila como coach com seis pequenos sistemas: dias fixos de atendimento, um intervalo entre sessões, horários fixos para mensagens e parte administrativa, modelos para tarefas recorrentes, um único lugar para todas as informações de clientes e um ritual fixo de encerramento do dia. Nenhum desses sistemas toma muito tempo, e juntos eles fazem a diferença entre uma semana fragmentada e uma semana organizada.
Coaches ajudam clientes a encontrar mais equilíbrio, mas a própria semana deles muitas vezes é o contrário. Uma sessão às nove, um e-mail no meio, um registro que fica para depois, um cliente mandando mensagem à noite. O problema raramente é a quantidade de trabalho, e sim o jeito como tudo se mistura.
1. Dias fixos de atendimento
Marque suas sessões em dias ou períodos fixos, por exemplo terça, quarta e quinta de manhã. Os outros horários são para preparação, parte administrativa, formação e marketing. Assim você não precisa alternar todo dia entre atender e cuidar do negócio.
2. Um intervalo entre sessões
Deixe pelo menos 15 minutos entre duas sessões. Assim você escreve seu registro de sessão na hora, respira e começa a próxima sessão com atenção. Três sessões com intervalo são melhores do que quatro sem.
3. Horários fixos para mensagens
Leia e responda mensagens em dois horários fixos por dia, por exemplo ao meio-dia e às 16h30. Diga aos clientes quando eles podem esperar resposta. Isso dá clareza a eles e tranquilidade a você.
4. Um bloco fixo para a parte administrativa
Um bloco de uma a duas horas por semana para cobranças, planejamento e organização. O que acontece nesse bloco não precisa ocupar sua cabeça no resto da semana.
5. Modelos para tarefas recorrentes
- Uma mensagem de boas-vindas padrão para clientes novos
- Um formulário de intake fixo
- Um contrato de coaching padrão (veja contrato de coaching: o que incluir)
- Uma estrutura fixa para registros de sessão
- Uma avaliação curta para o meio e o fim
Cada modelo que você faz bem uma vez economiza tempo com cada cliente seguinte.
6. Um ritual de encerramento do dia
Feche seu dia de trabalho com cinco minutos: quais ações estão em aberto, qual é a primeira tarefa de amanhã, existe algo que não pode esperar? Depois disso, o dia acabou. Isso evita ficar pensando à noite no que você esqueceu.
Um único lugar para tudo
O sistema que sustenta todos os anteriores: mantenha as informações dos seus clientes em um só lugar. Enquanto anotações, tarefas, agendamentos e progresso estiverem espalhados entre e-mail, cadernos e planilhas, sua cabeça continua sendo o lugar onde tudo se junta. Leia também como gerenciar sua prática de coaching sem planilhas.
Uma semana de exemplo
| Dia | Manhã | Tarde |
|---|---|---|
| Segunda | Planejamento e preparação | Marketing e sessões de descoberta |
| Terça | Sessões | Sessões |
| Quarta | Sessões | Bloco administrativo |
| Quinta | Sessões | Supervisão, intervisão ou estudo |
| Sexta | Folga e pendências | Livre ou desenvolvimento próprio |
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