Como escrever registros de sessão de coaching
Um bom registro de sessão de coaching é curto e segue uma estrutura fixa: data e número da sessão, tema da sessão, principais percepções do cliente, método usado, combinados e ações, e o que retomar na próxima vez. Escreva logo depois da sessão, em cinco a dez minutos, e como se seu cliente pudesse ler. Porque ele pode.
Os registros de sessão são a memória do seu processo. Sem eles, cada sessão começa com "onde a gente tinha parado?", e no fim do processo você já não enxerga como o cliente evoluiu.
Por que vale a pena registrar as sessões
- Continuidade. Você começa a próxima sessão de onde a anterior parou.
- Progresso visível. Em uma revisão, você vê por escrito o que mudou. Veja revisão de fim de ano com seu cliente de coaching.
- Sessões melhores. Padrões só se destacam quando você os vê ao longo de várias sessões.
- Responsabilidade profissional. Para supervisão, intervisão e em caso de reclamação.
Uma estrutura fixa
| Parte | Exemplo |
|---|---|
| Data e sessão | 12 de janeiro, sessão 3 de 8 |
| Tema | Impor limites diante de novos projetos |
| Percepções do cliente | "Digo sim antes de pensar." Vê relação com a necessidade de reconhecimento. |
| Método | Pergunta de escala (carga de trabalho de 8 para 7), exercício curto com o quadrante de qualidades |
| Combinados e ações | Pedir um dia para pensar diante de cada novo pedido; anotar quantas vezes consegue |
| Próxima vez | Revisar o combinado do dia para pensar; o que dificultou? |
Você não precisa preencher cada parte em detalhe toda vez. Algumas palavras-chave por linha costumam bastar.
O que é melhor não anotar
- Diagnósticos ou rótulos. Você é coach, não terapeuta. Anote o que o cliente disse ou fez, não o que você acha que ele "tem".
- Julgamentos. "O cliente é difícil" não ajuda ninguém. "O cliente disse que não queria falar sobre o tema" ajuda.
- Detalhes sensíveis de que você não precisa. Informações de saúde ou dados de terceiros só quando forem realmente relevantes para o processo.
Privacidade e direito de acesso
Pela LGPD, seu cliente tem direito de acesso aos dados pessoais que você registra sobre ele. Isso inclui seus registros de sessão. Por isso, escreva sempre de um jeito que seu cliente pudesse ler sem se sentir magoado ou surpreso. Guarde os registros em um lugar seguro, não em uma pasta compartilhada nem no seu e-mail, e não por mais tempo do que o necessário.
Dicas para manter o hábito
- Reserve cinco minutos depois de cada sessão. Escrever na hora leva menos tempo do que reconstruir depois.
- Use sempre a mesma estrutura. Assim você não precisa pensar no formato.
- Deixe o cliente refletir também. Uma reflexão curta do cliente depois da sessão complementa seu registro e aumenta o engajamento.
- Mantenha registros e ações juntos. Assim você vê de relance o que foi combinado e o que aconteceu. Leia também de anotações dispersas a um fluxo profissional de coaching.
Registros de sessão no FocusCoachee
No FocusCoachee você escreve seu registro por sessão na linha do tempo do processo, ligado a metas, métodos e ações. Seu cliente adiciona as próprias reflexões e marca ações como feitas. Tudo fica criptografado, e em uma revisão ou no encerramento você vê o processo inteiro em uma visão geral, ou exporta em PDF.
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