Sjekkliste for årsavslutning av administrasjonen for coacher
En administrativ årsavslutning for coacher omfatter seks områder: økonomi, klientmapper, avtaler, personvern, faglig utvikling og verktøyene dine. Den som tar dette i desember, starter januar uten etterslep og unngår overraskelser ved skattemeldingen eller når en klient spør om egne opplysninger.
Bruk sjekklisten under og kryss av det som er gjort. Regn med en halv til en hel dag, avhengig av hvor godt du har holdt deg à jour gjennom året.
1. Økonomi
- Er alle økter i år fakturert?
- Finnes det ubetalte fakturaer? Send en påminnelse før jul.
- Er næringsutgiftene dine komplette, som kurs, supervisjon, programvare og faglitteratur?
- Oppbevar regnskapsmaterialet i tråd med bokføringsloven. I Norge er hovedregelen 5 år.
- Innfører du ny timepris fra 1. januar? Gi eksisterende klienter beskjed i god tid.
2. Klientmapper
- Er notatene fra alle økter komplette?
- Er det for hvert aktivt forløp tydelig hva målet og neste steg er?
- Er avsluttede forløp faktisk registrert som avsluttet? Se slik avslutter du et coachingforløp på en god måte.
- Ligger det løse notater i notatbøker, e-poster eller på telefonen som hører hjemme i en klientmappe?
3. Avtaler
- Har hver aktiv klient en signert coachingavtale?
- Er avtalene for avsluttede forløp arkivert?
- Passer standardavtalen din fortsatt til tilbudet og prisene dine for neste år?
4. Personvern og GDPR
Som coach er du behandlingsansvarlig for klientenes opplysninger. GDPR krever at du ikke lagrer personopplysninger lenger enn nødvendig. Årsskiftet er et fast tidspunkt for å sjekke dette.
- Hvilke mapper fra gamle forløp trenger du ikke lenger? Slett dem, eller behold bare det du er lovpålagt å oppbevare.
- Ligger det klientopplysninger på steder der de ikke hører hjemme, som nedlastingsmappen, WhatsApp eller en delt disk?
- Har du databehandleravtale med hver programvareleverandør som behandler klientopplysninger?
- Er personvernerklæringen din fortsatt oppdatert? Datatilsynet har veiledning hvis du er usikker.
Mer bakgrunn i hva er en personvern-først coachingplattform.
5. Faglig utvikling
- Er alle kurs- og supervisjonstimene i år registrert?
- Har du kursbevis og dokumentasjon samlet på ett sted?
- Ligger du i rute for fornyelsen? Se registrere CPD-timer og supervisjon som coach.
6. Verktøy og abonnementer
- Hvilke verktøy brukte du faktisk i år, og hvilke betaler du for uten å bruke?
- Hvor leter du oftest etter informasjon du ikke finner med en gang?
- Jobber du med mer enn tre separate systemer for kalender, notater, oppgaver og fremgang? Da er samling ofte den største tidsbesparelsen. Les slik driver du coachingpraksisen uten regneark.
Mindre administrasjon i det nye året
FocusCoachee samler klientmapper, økter, mål, handlinger, coachingavtaler, dokumenter og fremgang per forløp på ett sted. Dataene lagres kryptert på europeiske servere, slettede elementer fjernes permanent etter 30 dager og avsluttede forløp følger faste lagringstider. Slik er en stor del av denne sjekklisten allerede ordnet gjennom hele året.
Les også:
