Coachingovereenkomst opstellen: wat moet erin?
Een coachingovereenkomst bevat in elk geval: de partijen, het doel en de vorm van het traject, het aantal sessies en de duur, het tarief en de betaalvoorwaarden, de annuleringsregeling, vertrouwelijkheid en de grenzen daarvan, de verwerking van persoonsgegevens, de rolverdeling tussen coach en cliënt en hoe het traject eindigt. Zo weten jij en je cliënt vanaf de eerste sessie waar jullie aan toe zijn.
Veel coaches werken met een mondelinge afspraak of een korte mail. Dat gaat goed, totdat er een sessie wordt afgezegd, een factuur blijft liggen of een cliënt vraagt wat er met zijn gegevens gebeurt. De ICF-ethische code vraagt coaches bovendien expliciet om heldere afspraken te maken met hun cliënten.
De onderdelen van een coachingovereenkomst
| Onderdeel | Wat leg je vast? |
|---|---|
| Partijen | Naam en gegevens van coach en cliënt, en bij werkgeverstrajecten ook de opdrachtgever |
| Doel en vorm | De coachvraag in grote lijnen, online of op locatie, individueel of in een groep |
| Omvang | Aantal sessies, duur per sessie, looptijd van het traject |
| Tarief en betaling | Bedrag per sessie of traject, btw, betaaltermijn |
| Annulering | Tot wanneer kosteloos verzetten kan, en wat er daarna gebeurt |
| Vertrouwelijkheid | Wat vertrouwelijk blijft, en de uitzonderingen (bijvoorbeeld acuut gevaar of een wettelijke plicht) |
| Privacy | Welke gegevens je vastlegt, waar, hoe lang en welke rechten de cliënt heeft |
| Rollen | Wat de cliënt van jou kan verwachten en wat jij van de cliënt verwacht, en dat coaching geen therapie is |
| Beëindiging | Hoe het traject eindigt, en hoe beide partijen tussentijds kunnen stoppen |
Driehoekscontract bij werkgeverstrajecten
Betaalt een werkgever het traject, dan zijn er drie partijen. Leg dan extra vast:
- Wat de opdrachtgever wel en niet te horen krijgt. Meestal alleen of het traject loopt, niet wat er besproken wordt.
- Of er een tussen- of eindgesprek met de opdrachtgever is, en wie daarbij aanwezig is.
- Wie het doel bepaalt. Idealiter de cliënt zelf, in overleg.
Praktische tips
- Houd het leesbaar. Twee pagina's in gewone taal werken beter dan tien pagina's juridisch jargon.
- Bespreek het, stuur het niet alleen op. Neem de belangrijkste punten door in het kennismakingsgesprek of de intake. Zie het kennismakingsgesprek als coach.
- Laat tekenen vóór de eerste sessie. Dan begint niemand met onduidelijkheid.
- Werk met één standaardversie en pas alleen aan wat per cliënt verschilt.
- Bewaar getekende overeenkomsten zorgvuldig, met datum en versie. Zie ook de checklist voor je jaarafsluiting.
- Laat je standaardtekst juridisch checken als je twijfelt, bijvoorbeeld via je beroepsvereniging.
Veelgemaakte fouten
- Geen annuleringsregeling, waardoor een afgezegde sessie een ongemakkelijk gesprek wordt.
- Vertrouwelijkheid beloven zonder de grenzen te benoemen.
- Niets zeggen over privacy, terwijl je wel notities en verslagen bijhoudt.
- Geen afspraak over het einde, waardoor trajecten stilletjes uitdoven.
Onder voorbehoud: dit overzicht is geen juridisch advies. Wat in jouw situatie nodig of toegestaan is, hangt af van het land waarin je werkt en van je afspraken. Laat je overeenkomst bij twijfel controleren door een jurist of je beroepsvereniging.
Coachingovereenkomsten in FocusCoachee
In FocusCoachee stel je per traject een coachingovereenkomst op. Je cliënt leest en tekent digitaal, en jullie hebben allebei een controleerbaar overzicht van wat er is afgesproken en wanneer. Overeenkomsten blijven bewaard volgens een vaste bewaartermijn, ook als het traject is afgerond.
Lees ook:
