Checklist jaarafsluiting administratie voor coaches
Een administratieve jaarafsluiting voor coaches omvat zes onderdelen: financiën, cliëntdossiers, overeenkomsten, privacy, professionele ontwikkeling en je tools. Wie dit in december afwerkt, begint januari zonder achterstand en voorkomt verrassingen bij de belastingaangifte of een vraag van een cliënt over de eigen gegevens.
Gebruik de checklist hieronder en vink af wat klaar is. Reken op een halve tot een hele dag, afhankelijk van hoe goed je het jaar door hebt bijgehouden.
1. Financiën
- Zijn alle sessies van dit jaar gefactureerd?
- Staan er nog openstaande facturen? Stuur een herinnering vóór de feestdagen.
- Zijn je zakelijke uitgaven compleet, zoals opleidingen, supervisie, software en literatuur?
- Bewaar je financiële administratie volgens de fiscale bewaarplicht. In Nederland is dat 7 jaar.
- Voer je per 1 januari een nieuw tarief in? Informeer bestaande cliënten tijdig.
2. Cliëntdossiers
- Zijn de verslagen van alle sessies compleet?
- Is per lopend traject duidelijk wat het doel is en wat de volgende stap is?
- Zijn afgeronde trajecten ook echt als afgerond vastgelegd? Zie hoe sluit je een coachtraject goed af.
- Staan er losse notities in schriften, mails of je telefoon die bij een dossier horen?
3. Overeenkomsten
- Heeft elke actieve cliënt een getekende coachingovereenkomst?
- Zijn overeenkomsten van afgeronde trajecten gearchiveerd?
- Past je standaardovereenkomst nog bij je aanbod en tarieven voor volgend jaar?
4. Privacy en AVG
Als coach ben je verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je cliënten. De AVG schrijft voor dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig. De jaarwisseling is een vast moment om dat te controleren.
- Welke dossiers van oude trajecten heb je niet meer nodig? Verwijder ze, of bewaar alleen wat je wettelijk moet bewaren.
- Staan er cliëntgegevens op plekken waar ze niet horen, zoals je downloadmap, WhatsApp of een gedeelde schijf?
- Heb je met elke softwareleverancier die cliëntgegevens verwerkt een verwerkersovereenkomst?
- Is je privacyverklaring nog actueel?
Meer achtergrond lees je in wat is een privacy-first coachingplatform.
5. Professionele ontwikkeling
- Zijn al je opleidings- en supervisie-uren van dit jaar gelogd?
- Heb je certificaten en bewijzen op één plek?
- Lig je op schema voor je herregistratie? Zie CPD-uren en supervisie bijhouden als coach.
6. Tools en abonnementen
- Welke tools heb je dit jaar echt gebruikt, en welke betaal je voor niets?
- Waar zoek je het vaakst naar informatie die je niet direct vindt?
- Werk je met meer dan drie losse systemen voor agenda, notities, opdrachten en voortgang? Dan is samenvoegen vaak de grootste tijdwinst. Lees je coachingpraktijk runnen zonder spreadsheets.
Minder administratie in het nieuwe jaar
FocusCoachee bundelt cliëntdossiers, sessies, doelen, acties, coachingovereenkomsten, documenten en voortgang per traject op één plek. Gegevens worden versleuteld opgeslagen op Europese servers, verwijderde items worden na 30 dagen definitief gewist en afgeronde trajecten volgen vaste bewaartermijnen. Zo is een groot deel van deze checklist het hele jaar al geregeld.
Lees ook:
