Hoe je je coachingpraktijk runt zonder spreadsheets
Je coachingpraktijk zonder spreadsheets runnen betekent handmatige registratie vervangen door een dedicated coachingplatform waar clientdossiers, sessienotities, doelen en actiepunten allemaal verbonden en op één plek toegankelijk zijn. De meeste coaches die de overstap maken, melden dat ze merkbaar minder tijd aan administratie besteden.
Waarom coaches beginnen met spreadsheets
Spreadsheets zijn gratis, vertrouwd en flexibel. Als je twee of drie clients hebt, werkt een spreadsheet voor het bijhouden van sessies en een apart document voor notities prima. De opzet is laag en de aanvankelijke investering is nul.
Het probleem is dat spreadsheets niet meegroeien met relaties. Ze slaan data op, maar begrijpen de structuur van een coachingtraject niet. Er is geen concept van een sessie met een client, een doel dat bij die client hoort of huiswerk dat moet worden nagevraagd.
Wat gaat mislopen naarmate je praktijk groeit
Met vijf clients begin je vijf afzonderlijke documenten of vijf rijen in een spreadsheet bij te houden die alleen voor jou betekenis hebben. Met tien clients besteed je twintig minuten voor elke sessie alleen maar aan het vinden van de juiste notities en het herinneren waar dingen staan.
Je kunt een spreadsheet ook niet op een professionele manier met een client delen. Je geeft ze ofwel te veel toegang, of je besteedt tijd aan het maken van een opgeschoonde versie voor hen voor elke sessie.
Waardoor je het vervangt
Een coachingplatform centraliseert alles wat een spreadsheet gescheiden houdt. Elke client heeft zijn eigen dossier met alle sessienotities, doelen, huiswerk en reflecties aan elkaar gekoppeld. Je ziet in een oogopslag waar elk traject staat zonder meerdere bestanden te openen.
Clients krijgen hun eigen weergave van hun eigen data. Ze kunnen eerdere sessies bekijken, hun actiepunten controleren en onafhankelijk reflecties toevoegen. Dit vervangt veel van de e-mail heen-en-weer die normaal gesproken ontstaat wanneer coaches proberen voortgang informeel te delen.
De overgang maken
Je hoeft niet al je historische data in te voeren voordat je begint. Kies een datum en ga daarvandaan verder. Nieuwe sessies gaan in het platform, oude sessies blijven in je documenten. Na een paar maanden wordt het platform de bron van waarheid en worden de oude spreadsheets een archief dat je bijna nooit opent.
Probeer FocusCoachee
FocusCoachee vervangt de spreadsheet-stapel door een gestructureerd systeem gebouwd voor coaching. Bekijk de abonnementen en start vandaag je gratis proefperiode.
Lees ook:
