Jahresplanung für Coaches: Plane dein Coaching-Jahr in 5 Schritten
Eine Jahresplanung für Coaches erstellst du in fünf Schritten: Kapazität bestimmen, freie Zeiten festlegen, Angebot und Preise wählen, zwei oder drei Praxisziele setzen und feste Auswertungsmomente pro Quartal einplanen. Das kostet einen Nachmittag und erspart dir ein Jahr voller Einzelentscheidungen.
Viele Coaches planen von Sitzung zu Sitzung. Das funktioniert, bis September und Januar gleichzeitig volllaufen und der Sommer leer bleibt. Eine Jahresplanung macht deine Praxis berechenbarer, für dich und für deine Klienten.
Schritt 1: Bestimme deine Kapazität
Beginne mit der Frage, wie viel du arbeiten willst, nicht wie viel du arbeiten kannst. Rechne es dann durch.
- Wie viele Sitzungen pro Woche willst du maximal geben?
- Wie viel Zeit brauchst du pro Sitzung für Vorbereitung und Dokumentation? Rechne im Schnitt mit 20 bis 30 Minuten zusätzlich.
- Wie viele Arbeitswochen hast du pro Jahr nach Abzug von Urlaub und Krankheit? Für die meisten Coaches sind das 40 bis 44.
Rechenbeispiel: 12 Sitzungen pro Woche × 42 Arbeitswochen = 504 Sitzungen pro Jahr. Bei Coachings mit durchschnittlich 8 Sitzungen sind das gut 60 Coachings pro Jahr, also etwa 12 bis 15 Klienten gleichzeitig. So siehst du sofort, ob deine Ziele realistisch sind.
Schritt 2: Leg deine freien Zeiten jetzt schon fest
Blockiere Urlaub, Fortbildungstage und Supervisionstermine, bevor Klienten deinen Kalender füllen. Achte auch auf die Spitzen: Januar und September sind für Coaches oft am vollsten, Juli und August am ruhigsten. Plane deine eigene Weiterentwicklung in die ruhigen Phasen.
Schritt 3: Wähle dein Angebot und deine Preise
- Welche Coachings bietest du an, mit welcher Dauer und wie vielen Sitzungen?
- Passt du deinen Stundensatz zum 1. Januar an? Dann informiere bestehende Klienten spätestens Anfang Dezember.
- Was willst du nicht mehr anbieten? Was du nicht mehr tust, schafft Raum für das, was du tun willst.
Schritt 4: Setz dir zwei oder drei Praxisziele
Nutze die Ergebnisse deiner Jahresreflexion. Bleib bei höchstens drei Zielen und mach sie messbar, so wie du es bei Klienten tust:
- "Jeder Klient erhält vor der ersten Sitzung einen festen Intake-Fragebogen."
- "Ich habe dieses Jahr mindestens 12 Stunden Supervision."
- "Ich reduziere meine Verwaltungszeit auf höchstens 3 Stunden pro Woche."
Schritt 5: Plane feste Auswertungsmomente ein
Ein Jahresplan, den du im Januar machst und im Dezember wiederfindest, hat wenig Sinn. Trag vier Termine in deinen Kalender ein: Ende März, Ende Juni, Ende September und Mitte Dezember. Schau dann kurz auf deine Kapazität, deine Ziele und was du nachsteuern musst. Die Reflexionsfragen zur Jahresmitte helfen beim Termin im Juni.
Jahresplanung auf einen Blick
| Quartal | Typischer Rhythmus | Worauf du planst |
|---|---|---|
| Q1 | Voll, viele neue Intakes | Intakes, neue Coachings |
| Q2 | Stabil | Vertiefung, eigene Weiterentwicklung |
| Q3 | Ruhiger Sommer, voller September | Urlaub, Vorbereitung auf den Herbst |
| Q4 | Voll bis Mitte Dezember | Auswertungen, Abschlüsse, Jahresabschluss |
Deine Kapazität sehen statt schätzen
In FocusCoachee siehst du pro Coaching-Prozess, wie viele Sitzungen stattgefunden haben, welche Prozesse aktiv und welche abgeschlossen sind. Das macht Schritt 1 und Schritt 5 deutlich einfacher. Arbeitest du mit mehreren Klienten gleichzeitig, hilft dir der Überblick bei der Entscheidung, ob noch Platz für ein neues Coaching ist. Lies auch mehrere Coaching-Klienten verwalten.
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