Planejamento anual para coaches: planeje seu ano em 5 passos
Coaches fazem um planejamento anual em cinco passos: definir a capacidade, bloquear os períodos de descanso, escolher oferta e preços, definir duas ou três metas para a prática e agendar momentos fixos de revisão a cada trimestre. Leva uma tarde e poupa você de um ano de decisões avulsas.
Muitos coaches planejam sessão por sessão. Funciona, até que alguns meses lotam ao mesmo tempo e outros ficam vazios. Um planejamento anual deixa sua prática mais previsível, para você e para seus clientes.
Passo 1: defina sua capacidade
Comece pela pergunta de quanto você quer trabalhar, não de quanto consegue. Depois faça as contas.
- Quantas sessões por semana você quer dar no máximo?
- Quanto tempo por sessão você precisa para preparação e registro? Conte em média 20 a 30 minutos a mais por sessão.
- Quantas semanas de trabalho você tem por ano, descontando férias e imprevistos? Para a maioria dos coaches, são 40 a 44.
Exemplo: 12 sessões por semana × 42 semanas = 504 sessões por ano. Com processos de 8 sessões em média, são pouco mais de 60 processos por ano, ou cerca de 12 a 15 clientes ao mesmo tempo. Você vê na hora se suas metas são realistas.
Passo 2: bloqueie seus períodos de descanso agora
Bloqueie férias, dias de formação e supervisão antes que os clientes encham sua agenda. Observe também os picos: no Brasil, a procura costuma crescer depois do Carnaval e no segundo semestre, enquanto o fim de dezembro e o início de janeiro são mais calmos. Planeje seu próprio desenvolvimento nos períodos tranquilos.
Passo 3: escolha sua oferta e seus preços
- Quais processos você oferece, com que duração e quantas sessões?
- Vai reajustar seu valor em janeiro? Então avise os clientes atuais no máximo até o início de dezembro.
- O que você quer parar de oferecer? O que você deixa de fazer abre espaço para o que quer fazer.
Passo 4: defina duas ou três metas para a prática
Use os resultados da sua reflexão de fim de ano. Fique em no máximo três metas e torne-as mensuráveis, como faz com seus clientes:
- "Todo cliente recebe um formulário de intake padrão antes da primeira sessão."
- "Faço pelo menos 12 horas de supervisão este ano."
- "Reduzo o tempo com a parte administrativa para no máximo 3 horas por semana."
Passo 5: agende momentos fixos de revisão
Um plano anual feito em janeiro e redescoberto em dezembro serve de pouco. Coloque quatro momentos na agenda: fim de março, fim de junho, fim de setembro e meados de dezembro. Olhe rapidamente para sua capacidade, suas metas e o que precisa ajustar. As perguntas de reflexão para o meio do ano ajudam no momento de junho.
Seu ano em resumo
| Trimestre | Ritmo típico | O que planejar |
|---|---|---|
| T1 | Férias até o Carnaval, depois muitos intakes | Intakes, processos novos |
| T2 | Estável | Aprofundamento, desenvolvimento próprio |
| T3 | Férias de julho, depois retomada | Revisão de meio de ano, novos processos |
| T4 | Corrido até meados de dezembro | Revisões, encerramentos, fechamento de ano |
Ver sua capacidade em vez de estimar
No FocusCoachee você vê, por processo, quantas sessões aconteceram, quais processos estão ativos e quais foram encerrados. Isso facilita muito os passos 1 e 5. Se você atende vários clientes ao mesmo tempo, a visão geral ajuda a decidir se ainda há espaço para um processo novo. Leia também gerenciando vários clientes de coaching.
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