Voor de zomer opruimen: je intake, notities en systemen als coach
De weken voor de zomerstop zijn een goed moment om iets te doen wat de meeste coaches uitstellen: de administratieve kant van je praktijk doornemen en opruimen wat je niet meer dient. Geen grote verbouwing. Gewoon een praktische ronde door intake, notities en tools zodat september schoon begint.
Je intakeproces
Lees je intakeformulier of checklist door alsof je een nieuwe cliënt bent die het voor het eerst ziet. Zijn er vragen die verouderd aanvoelen? Informatie die je altijd vergeet te vragen? Stappen die goed leken op papier maar die niemand in de praktijk volgt? Verwijder wat geen waarde toevoegt en voeg toe wat werkelijk ontbreekt. Een leaner intake is meestal beter dan een uitgebreide.
Je sessienotities
Archiveer de bestanden, notities of aantekeningen voor cliënten wier programma's zijn beëindigd. Als je fysieke notities bijhoudt, scan wat de moeite waard is te bewaren. Als je een digitaal hulpmiddel gebruikt, zorg dat afgesloten programma's duidelijk gemarkeerd zijn zodat ze je actieve weergave niet vervuilen. Bekijk ook je sessienotitie-template: leg je vast wat je werkelijk nodig hebt, of zijn er secties die je elke keer overslaat?
Je tools en systemen
Maak een lijst van elk tool dat je in je praktijk gebruikt: roostering, notities, formulieren, communicatie, bestandsopslag. Vraag je voor elk eerlijk af: is dit nog nuttig? Als je drie tools hebt die gedeeltelijk overlappen, is de zomerstop een goed moment om er één te kiezen en de anderen los te laten. Minder tools betekent minder tijd wisselen en minder kans dat iets door de mazen valt.
Eén systeem dat dit alles dekt
FocusCoachee houdt intake, sessienotities, cliëntvoortgang en programma-status op één plek, zodat er minder is om op te ruimen en minder te vergeten. Probeer het gratis.
Lees ook:
