Checklist zomerstop coach: alles wat je regelt voordat je weggaat

Twee tot drie uur voorbereiding voor de zomerstop betaalt zich terug in een september dat schoon begint. Deze checklist dekt alles wat je als coach moet afvinken voor de laatste sessie van de zomer.

Cliënten en programma's

• Bevestig de laatste sessie voor de zomer met elke actieve cliënt. Ga er niet van uit dat iedereen je schema kent.
• Voor programma's die in het najaar doorgaan: voer een kort afsluitgesprek voor de eerste helft van het jaar. Vat de voortgang samen, spreek af waaraan de cliënt zelfstandig werkt en bevestig wanneer je weer opstart.
• Voor programma's die eindigen: maak van de laatste sessie een intentionele afsluiting. Een goede afsluiting is onderdeel van het coachingswerk.
• Schrijf een statusnotitie van twee minuten per cliënt: waar het programma staat, het laatste kerninsight, eerste focus in september. Dit is voor jou, niet voor de cliënt.

Communicatie

• Stuur een beschikbaarheidsbericht aan actieve cliënten met je laatste dag voor de pauze en je terugkeerdatum. Wees specifiek - onduidelijkheid zorgt voor onnodige berichten in augustus.
• Stel een afwezigheidsbericht in op e-mail voor de volledige pauzeperiode.
• Stel een voicemail of automatisch antwoord in op andere kanalen die cliënten gebruiken om je te bereiken.

Agenda en administratie

• Blokkeer je agenda voor de volledige pauzeperiode. Als het open lijkt, worden er sessies geboekt.
• Bevestig de eerste septembersessie met elke cliënt wiens programma doorgaat. Kom terug op een agenda met sessies, niet een lege.
• Stuur openstaande facturen voor je weggaat. Neem geen onbetaalde admin mee de pauze in.
• Archiveer afgesloten cliëntbestanden. Een schoon systeem kost nu tien minuten en voorkomt verwarring in het najaar.

Je praktijkopzet

• Bekijk je intakeproces. Als iets dit halfjaar ongemakkelijk aanvoelde, noteer het nu terwijl het vers is. Herstel het in september of tijdens de zomer als je een rustig moment hebt.
• Controleer terugkerende taken of automatiseringen die tijdens de zomer lopen - roosterherinneringen, nieuwsbrieven, alles wat op het verkeerde moment kan afgaan.

FocusCoachee houdt cliëntstatus, notities en programma-overzicht op één plek, zodat de voor-de-zomer-checklist minuten duurt in plaats van een halve dag zoeken. Probeer het gratis.

Lees ook:

• Halverwege het jaar: je coachingpraktijk evalueren
• Van druk naar rust: werkdruk verminderen voor de zomer
• Tijdens de zomerstop: licht verbonden blijven