Jaarplanning voor coaches: plan je coachingjaar in 5 stappen

Een jaarplanning voor coaches maak je in vijf stappen: bepaal je capaciteit, leg je vrije periodes vast, kies je aanbod en prijzen, stel twee of drie praktijkdoelen en plan vaste evaluatiemomenten per kwartaal. Het kost een middag, en het bespaart je een jaar lang losse beslissingen.

Veel coaches plannen sessie voor sessie. Dat werkt, totdat september en januari tegelijk vol lopen en de zomer leeg is. Een jaarplanning maakt je praktijk voorspelbaarder, voor jou en voor je cliënten.

Stap 1: bepaal je capaciteit

Begin met de vraag hoeveel je wilt werken, niet hoeveel je kunt werken. Reken het daarna door.

• Hoeveel sessies per week wil je maximaal geven?
• Hoeveel tijd per sessie heb je nodig voor voorbereiding en verslag? Reken gemiddeld 20 tot 30 minuten extra per sessie.
• Hoeveel werkweken heb je per jaar, na aftrek van vakanties en ziekte? Voor de meeste coaches is dat 40 tot 44.

Rekenvoorbeeld: 12 sessies per week × 42 werkweken = 504 sessies per jaar. Bij trajecten van gemiddeld 8 sessies zijn dat ruim 60 trajecten per jaar, oftewel ongeveer 12 tot 15 cliënten tegelijk. Zo zie je direct of je doelen realistisch zijn.

Stap 2: leg je vrije periodes nu al vast

Blokkeer je vakanties, studiedagen en supervisiemomenten voordat cliënten je agenda vullen. Kijk ook naar de pieken: januari en september zijn voor coaches vaak het drukst, juli en augustus het rustigst. Plan je eigen ontwikkeling in de rustige periodes.

Stap 3: kies je aanbod en prijzen

• Welke trajecten bied je aan, met welke duur en welk aantal sessies?
• Pas je je tarief aan per 1 januari? Communiceer dat dan uiterlijk begin december aan bestaande cliënten.
• Wat wil je stoppen met aanbieden? Wat je niet meer doet, geeft ruimte voor wat je wel wilt doen.

Stap 4: stel twee of drie praktijkdoelen

Gebruik de uitkomsten van je jaarreflectie. Houd het bij maximaal drie doelen en maak ze meetbaar, net zoals je dat bij cliënten doet:

• "Elke cliënt krijgt een vast intakeformulier vóór de eerste sessie."
• "Ik heb minimaal 12 uur supervisie dit jaar."
• "Ik verlaag de tijd die ik aan administratie besteed naar maximaal 3 uur per week."

Stap 5: plan vaste evaluatiemomenten

Een jaarplan dat je in januari maakt en in december terugvindt, heeft weinig zin. Zet vier momenten in je agenda: eind maart, eind juni, eind september en half december. Kijk dan kort naar je capaciteit, je doelen en wat je moet bijsturen. De reflectievragen voor halverwege het jaar helpen bij het moment in juni.

Jaarplanning in één oogopslag

Je capaciteit zien in plaats van schatten

In FocusCoachee zie je per traject hoeveel sessies er geweest zijn, welke trajecten actief zijn en welke afgerond. Dat maakt stap 1 en stap 5 een stuk eenvoudiger. Werk je met meerdere cliënten tegelijk, dan helpt het overzicht om te bepalen of er nog ruimte is voor een nieuw traject. Lees ook meerdere coaching-cliënten beheren.

Probeer FocusCoachee gratis

Lees ook:

• Jaarafsluiting voor coaches
• Reflectievragen voor coaches aan het einde van het jaar
• Je coachingpraktijk voorbereiden op januari