Hvorfor mange coacher til slutt vokser fra Notion (og hva de bør bruke i stedet)
Det starter vanligvis med en anbefaling. En kollega, en YouTube-video, en produktivitetsblogg, noen sier at Notion er perfekt for å organisere en coachingpraksis, og logikken er overbevisende. Det er fleksibelt. Det er gratis. Det kan formes til nesten hva som helst. Og for en coach som nettopp har startet, føles det å bygge sitt første klientsystem i Notion som et reelt steg fremover.
Vil du se helheten? Se oversikten vår over coachingprogramvare for profesjonelle coacher, med funksjoner og priser.
En stund fungerer det. Øktnotater havner i en database. Handlinger spores i en tabell. Det finnes en side per klient, en mal for inntak, en tavle for programideer. Systemet gjenspeiler en gjennomtenkt, organisert praksis, og det ble bygget fra bunnen av, noe som føles som en prestasjon i seg selv.
Så skifter noe. Det kan skje ved klient fem, eller klient ti, eller første gang du prøver å kjøre to samtidige programmer med ulik struktur. Systemet som føltes elegant, begynner å føles som om det jobber mot deg. Vedlikeholdet tar lengre tid enn det burde. Ting faller mellom sprekkene. Klientene har ingen innsikt i prosessen. Og et sted bak i hodet former det seg et spørsmål: er dette egentlig bygget for det jeg gjør?
For mange coacher blir svaret på et tidspunkt nei. Denne artikkelen forklarer hvorfor, og hvordan et verktøy laget spesielt for coaching ser ut.
Hvorfor coacher starter med Notion i utgangspunktet
Notion har en reell tidlig appell for coacher som nettopp har startet. Å forstå hvorfor det fungerer i begynnelsen gjør det lettere å forstå nøyaktig hvor og hvorfor det slutter å fungere senere.
Det er gratis, eller nesten
Når du bygger en praksis fra bunnen av, er det fornuftig å holde faste kostnader lave. Notions gratisnivå dekker det meste en solocoach trenger i de tidlige fasene, noe som gjør det til et enkelt førstevalg før inntektene er forutsigbare.
Det er fleksibelt
Notion kan formes til nesten hva som helst. Du kan bygge en klientdatabase, en øktmal, en måloppfølger, en innholdskalender, en vanelogg, alt i samme verktøy. For en coach som fortsatt finner ut hvordan praksisstrukturen skal se ut, er den fleksibiliteten verdifull. Du kan iterere og omforme uten å betale for et nytt verktøy hver gang prosessen din utvikler seg.
Det føles profesjonelt
Et godt utformet Notion-arbeidsområde ser rent og gjennomtenkt ut. For coacher som bryr seg om inntrykket de gir, særlig i de tidlige dagene da alt føles usikkert, kan det å bygge noe som ser ut som et ekte system føles betryggende.
Maler finnes overalt
Notions mal-økosystem er enormt. Det finnes coaching-spesifikke maler for klientstyring, øktnotater, måloppfølging og programdesign, bygget av andre coacher og delt fritt. Å starte fra en mal føles raskere enn å bygge fra bunnen av, og det senker den opplevde terskelen for å få orden.
Der Notion begynner å svikte
Begrensningene ved Notion for coaching kunngjør seg ikke alle på én gang. De hoper seg opp gradvis, hver enkelt liten nok til å jobbe seg rundt, helt til det er for mange omveier og systemet begynner å forbruke mer energi enn det sparer.
Du vedlikeholder programvare, ikke coaching
Hver gang prosessen din utvikler seg, en ny programtype, et nytt refleksjonsformat, en annen måte å spore handlinger på, må Notion-systemet ditt oppdateres. Maler må justeres. Databaser trenger nye egenskaper. Eksisterende oppføringer må migreres. Over tid finner du deg selv brukende en betydelig mengde tid hver uke på systemvedlikehold i stedet for på klientarbeid. Den tiden er usynlig i den forstand at ingenting går i stykker om du gjør det. Men det er reell tid, og den hoper seg opp.
Hver ny klient betyr å bygge opp på nytt
Å starte et nytt coachingprogram i Notion betyr å duplisere maler, sette opp en ny sidestruktur, kopiere over de riktige databasene og sørge for at alt er koblet riktig. Med én eller to klienter er dette håndterbart. Med fem eller ti samtidige klienter som kjører ulike programtyper, blir det en betydelig belastning, og en kilde til inkonsekvens ettersom hvert oppsett driver litt bort fra det forrige.
Klientene bor egentlig ikke i Notion-en din
Notion kan deles med klienter, men et delt arbeidsområde er bygget ut fra coachens perspektiv. Det er et produktivitetsverktøy for den som satte det opp, ikke et område laget for noen som bare vil se handlingene sine og legge til en refleksjon. I praksis synes mange klienter det er vanskelig å finne frem i et arbeidsområde noen andre har bygget.
Konfidensialitet må du ordne selv
Notion er et generelt verktøy og er ikke satt opp spesielt for coachingsamtaler. Hvilken informasjon du lagrer, hvem som kan se den, hvor den lagres og hvilke avtaler som gjelder, ordner og kontrollerer du selv. Det er mulig, men det krever oppmerksomhet, og med sensitivt coachingmateriale betyr det noe. Uansett hvilket verktøy du bruker: sjekk hvor dataene lagres og om du kan inngå en databehandleravtale.
Det finnes ingen coachinglogikk, bare beholdere
Dette er den dypeste begrensningen. Notion gir deg sider, databaser og lenker. Det gir deg ikke programmer, økter, metoder, refleksjoner og handlinger som forstår forholdet sitt til hverandre. En refleksjon i Notion er bare en side med litt tekst. Den er ikke koblet til økten den kom fra, metoden den er knyttet til, eller programmet den er en del av. Coachingstrukturen finnes i hodet ditt, ikke i systemet. Og når den kun finnes i hodet ditt, kan den ikke støtte deg, eller klientene dine, slik et ekte coaching-arbeidsområde kan.
Øyeblikket coacher vet at det er på tide å gå videre
Ulike coacher treffer dette øyeblikket på ulike tidspunkter, men opplevelsen pleier å kjennes lik. Her er de vanligste tegnene på at en coach virkelig har vokst fra Notion-oppsettet sitt.
- Å forberede en økt tar lengre tid enn det burde fordi du må lete på tvers av sider for å huske hvor ting står.
- Du har lagt merke til at klienter sjelden logger inn på det delte arbeidsområdet du satte opp for dem.
- Handlinger fra tidligere økter går tapt eller blir oversett fordi det ikke finnes tilkoblet sporing på tvers av hele programmet.
- Du kjører flere programmer samtidig, og hvert av dem har litt ulik Notion-struktur fordi de ble satt opp på ulike tidspunkter.
- En klient stiller et spørsmål om fremgangen sin, og du innser at du ikke kan gi et tydelig svar uten å grave gjennom flere sider.
- Du har begynt å tenke på å bygge et program du kunne levere til flere klienter, og du ser allerede at det nåværende systemet ikke ville kunne støtte det.
Hvert av disse alene kan være en mindre ulempe. Sammen er de et signal om at verktøyet har nådd taket sitt for din praksis.
Når et coaching-arbeidsområde blir nødvendig
Overgangen fra et verktøy som Notion til et skikkelig coaching-arbeidsområde handler ikke om å legge til funksjoner. Det handler om å endre det grunnleggende forholdet mellom deg og programvaren din. I stedet for at du bygger og vedlikeholder et system, gir systemet strukturen og du fokuserer på coachingen.
Et coaching-arbeidsområde blir nødvendig når:
- Du vil at klientene skal være genuint aktive deltakere i plattformen, ikke bare passive mottakere av delte dokumenter.
- Du vil at handlinger, refleksjoner, økter og fremgang skal være koblet sammen innenfor et sammenhengende program, ikke satt sammen manuelt hver gang.
- Du vil kunne se tilbake på hele historikken til et coachingprogram og se hvordan en klient har vokst, i et format som betyr noe for dere begge.
- Du vil at personvern, konfidensialitet og GDPR-etterlevelse skal være en del av infrastrukturen, ikke bare en policy du holder i ditt eget hode.
- Du vil vokse til flere klienter og beholde den samme profesjonelle arbeidsmåten i alle forløpene dine.
Deler av dette kan du bygge selv i Notion, men det krever løpende vedlikehold. Det er ikke fordi Notion er et dårlig produkt, men fordi coaching har sin egen struktur. Programvare laget for coaching støtter den strukturen direkte, i stedet for at du etterligner den med databaser og lenkede sider.
Hvordan alternativet ser ut: FocusCoachee
FocusCoachee er bygget for akkurat det øyeblikket når en solocoach innser at Notion-oppsettet ikke lenger tjener praksisen.
Der Notion gir deg blanke sider og databaser å forme selv, gir FocusCoachee deg en struktur som allerede forstår coaching. Coachen inviterer en klient, oppretter økter og legger til metoder, refleksjoner og handlinger. Alt er koblet sammen, og koblingen er meningsfull, ikke bare en lenke mellom to sider, men et forhold som plattformen forstår og bruker.
Der et delt Notion-arbeidsområde er bygget ut fra ditt perspektiv, gir FocusCoachee coacheene sitt eget dashbord: et oversiktlig område der de ser forløpet sitt, krysser av handlinger, legger til refleksjoner og følger fremgangen sin. Klientens engasjement er en del av designet.
For konfidensielt coachingmateriale har FocusCoachee personvern innebygd: data lagres i Nederland, innenfor EU, sensitivt coachinginnhold krypteres, og coach og klient ser bare det som hører til dem. Det finnes en databehandleravtale og faste lagringstider, og AI bruker bare data med klientens samtykke.
Og i stedet for å bygge opp systemet på nytt for hver ny klient, starter du et nytt forløp med en invitasjon. Metodebiblioteket og dine egne dokumentmaler er klare til gjenbruk, slik at hver klient får den samme profesjonelle strukturen.
Overgangen er ikke komplisert. Strukturen FocusCoachee tilbyr, er ofte den samme som du selv holdt på å bygge i Notion, nå klar fra start og laget spesielt for profesjonell coaching.
Konklusjonen
Notion er et legitimt utgangspunkt for en coachingpraksis, og det er ingen skam i å ha brukt det. Det får deg organisert når organisering er det primære behovet. Men på et tidspunkt i enhver seriøs coachingpraksis slutter organisering å være flaskehalsen. Struktur blir flaskehalsen, den sammenhengende, tilkoblede strukturen i et ekte coachingprogram, støttet av programvare som ble utformet for å holde det sammen.
Når det øyeblikket kommer, lønner det seg å velge et verktøy bygget for hvordan coaching fungerer, slik at energien din går tilbake til klientene i stedet for til systemet.
Klar til å slutte å vedlikeholde systemet ditt og begynne å fokusere på klientene dine? FocusCoachee er bygget for coacher som har vokst fra det nåværende oppsettet sitt og vil ha noe som faktisk passer måten coaching fungerer på.
Les også:
