Hvordan administrere flere coachingklienter uten å miste oversikten
Det er lett å administrere én coaching-klient. Å administrere fem, åtte eller tolv klienter samtidig, hver på forskjellige stadier av programmet, krever en annen type organisasjon. Denne artikkelen er for trenere som har gått forbi sine første få klienter og begynner å føle grensene for notatbøker, delte mapper og holde det hele i hodet.
Utfordringen med flere kunder som kjører samtidig
Hver klient har et annet mål, et annet utgangspunkt og en annen rytme. En er i økt tre av et program på tolv økter. En annen har nettopp fullført en stor milepæl. En tredje har ikke fulgt opp et oppdrag på tre uker. Å holde disse adskilt i tankene dine krever mental overhead som vokser raskt etter hvert som saksmengden utvides.
De vanligste tegnene på at ditt nåværende system er under press:
- Du bruker tid før hver økt på å prøve å huske hvor du slapp
- Du blander sammen detaljer mellom klienter, eller du må bla gjennom notater for å finne en spesifikk samtale
- Du mister oversikten over hvem som har levert refleksjoner eller utført oppgaver
- Administrative oppgaver begynner å tære på forberedelses- og oppfølgingstiden din
Hvordan en fungerende oversikt faktisk ser ut
En god kundeoversikt trenger ikke være kompleks. Den må svare på disse spørsmålene med et øyeblikk:
- Hvilke klienter er aktive og på hvilket stadium?
- Når er neste økt for hver?
- Hva ble avtalt i forrige økt?
- Fullfører klienten arbeidet mellom øktene?
- Er det noen signaler å være oppmerksom på?
Mange trenere starter med et regneark for dette, og regneark fungerer til et visst punkt. Begrensningen er at de krever manuell oppdatering og ikke kobles til det faktiske innholdet: notater, refleksjoner, oppgaver og øktsammendrag lever et annet sted. Oversikten og arbeidet er skilt.
To nivåer av oversikt: klient for klient og praksis som helhet
Erfarne trenere administrerer vanligvis to nivåer av oversikt samtidig.
Per klient:Hva har skjedd i dette programmet? Hvilke mål jobber vi mot? Hva ble vi enige om sist? Hva har klienten delt siden da?
På tvers av praksisen din:Hvor lastet er kalenderen din denne måneden? Er noen kunder forsinket til å sjekke inn? Hvilke programmer nærmer seg sluttpunktet? Hvem kan være klar til å gå inn i en oppfølgingsfase?
De fleste verktøy som trenere starter med, som dokumenter, notatapper eller kalendere, håndterer ett av disse nivåene godt, men ikke begge. Overhead kommer fra å bytte mellom dem.
Hvordan strukturere klientinformasjon uten å overprosjektere den
Den enkleste forbedringen de fleste trenere kan gjøre, er å sentralisere informasjon per klient på ett konsistent sted: mål øverst, øktnotater nedenfor, oppgavene synlige, refleksjoner tilgjengelig. Ikke et perfekt system, bare et konsistent.
Alene dette fjerner "hvor la jeg det?" overhead før de fleste økter.
Neste trinn er å synliggjøre arbeid mellom øktene. Når klienter vet hvor de skal sende inn refleksjoner eller sjekke oppgavene sine, og når trenere på et øyeblikk kan se hvem som har og ikke har gjort det, blir oppfølgingen enklere og mer tidsriktig. Det er her forskjellen mellom en travel praksis og en godt organisert en blir håndgripelig.
Når bør du investere i et dedikert verktøy
De fleste trenere begynner å føle grensene for deres nåværende oppsett et sted mellom klient fire og klient åtte. Vippepunktet er vanligvis ett av disse:
- Du begynner å forberede økter ved å grave gjennom e-posttråder og dokumentmapper
- Kunder spør om noe du sa for to økter siden, og du finner det ikke raskt
- Du innser at oppfølgingen mellom øktene har falt stille av fordi det ikke er noe system for å utløse den
På det tidspunktet er ikke et dedikert verktøy en oppgradering, det er en praktisk nødvendighet.
FocusCoachee for Multi-Client Coaching
FocusCoachee er bygget rundt ideen om at hver klient får sitt eget strukturerte arbeidsområde: inntaksnotater, øktsmål, oppgaver, refleksjoner og fremgang, synlig for både coach og klient. For trenere med flere aktive programmer betyr det at du slipper å bytte mellom dokumenter og mapper. Ett miljø per klient, én oversikt over praksisen din.
Les også:
