Checklist administrativo de fin de año para coaches
Un cierre administrativo de fin de año para coaches abarca seis áreas: finanzas, expedientes de clientes, acuerdos, privacidad, desarrollo profesional y tus herramientas. Si lo resuelves en diciembre, empiezas enero sin retrasos y evitas sorpresas en la declaración de impuestos o cuando un cliente pregunta por sus datos.
Usa el checklist de abajo y marca lo que esté hecho. Calcula entre media jornada y una jornada completa, según lo al día que hayas ido durante el año.
1. Finanzas
- ¿Están facturadas todas las sesiones de este año?
- ¿Hay facturas pendientes de cobro? Envía un recordatorio antes de las fiestas.
- ¿Están completos tus gastos profesionales, como formación, supervisión, software y libros?
- Conserva tu documentación contable durante el plazo legal. En España conviene guardarla al menos 6 años, según el Código de Comercio.
- ¿Introduces una tarifa nueva el 1 de enero? Informa a tus clientes actuales con tiempo.
2. Expedientes de clientes
- ¿Están completas las notas de todas las sesiones?
- ¿Está claro en cada proceso activo cuál es el objetivo y el siguiente paso?
- ¿Los procesos terminados están realmente registrados como cerrados? Ver cómo cerrar bien un proceso de coaching.
- ¿Hay notas sueltas en cuadernos, correos o en tu móvil que pertenecen a un expediente?
3. Acuerdos
- ¿Tiene cada cliente activo un acuerdo de coaching firmado?
- ¿Están archivados los acuerdos de los procesos cerrados?
- ¿Tu acuerdo estándar sigue encajando con tu oferta y tus tarifas del año que viene?
4. Privacidad y RGPD
Como coach, eres responsable del tratamiento de los datos de tus clientes. El RGPD establece que no conserves datos personales más tiempo del necesario. El cambio de año es un momento fijo para revisarlo.
- ¿Qué expedientes de procesos antiguos ya no necesitas? Elimínalos, o conserva solo lo que la ley te obligue a guardar.
- ¿Hay datos de clientes en lugares donde no deberían estar, como tu carpeta de descargas, WhatsApp o una unidad compartida?
- ¿Tienes un contrato de encargado del tratamiento con cada proveedor de software que trata datos de clientes?
- ¿Tu política de privacidad sigue actualizada?
Más contexto en qué es una plataforma de coaching privacy-first.
5. Desarrollo profesional
- ¿Están registradas todas tus horas de formación y supervisión de este año?
- ¿Tienes certificados y pruebas en un solo lugar?
- ¿Vas al día para tu renovación? Ver registrar horas de CPD y supervisión como coach.
6. Herramientas y suscripciones
- ¿Qué herramientas usaste de verdad este año y por cuáles pagas sin usarlas?
- ¿Dónde buscas con más frecuencia información que no encuentras al momento?
- ¿Trabajas con más de tres sistemas separados para agenda, notas, tareas y progreso? Entonces unificarlos suele ser el mayor ahorro de tiempo. Lee cómo gestionar tu práctica de coaching sin hojas de cálculo.
Menos administración en el año nuevo
FocusCoachee reúne expedientes, sesiones, objetivos, acciones, acuerdos de coaching, documentos y progreso por proceso en un solo lugar. Los datos se guardan cifrados en servidores europeos, los elementos eliminados se borran definitivamente a los 30 días y los procesos cerrados siguen plazos de conservación fijos. Así, buena parte de este checklist ya está resuelta durante todo el año.
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