Checkliste Jahresabschluss: Verwaltung für Coaches
Ein administrativer Jahresabschluss für Coaches umfasst sechs Bereiche: Finanzen, Klientenakten, Vereinbarungen, Datenschutz, berufliche Weiterbildung und deine Tools. Wer das im Dezember abarbeitet, startet ohne Rückstand in den Januar und vermeidet Überraschungen bei der Steuererklärung oder wenn ein Klient nach den eigenen Daten fragt.
Nutze die Checkliste unten und hake ab, was erledigt ist. Rechne mit einem halben bis ganzen Tag, je nachdem, wie gut du das Jahr über am Ball geblieben bist.
1. Finanzen
- Sind alle Sitzungen dieses Jahres in Rechnung gestellt?
- Gibt es noch offene Rechnungen? Schick eine Erinnerung vor den Feiertagen.
- Sind deine Betriebsausgaben vollständig, etwa Fortbildungen, Supervision, Software und Fachliteratur?
- Bewahre deine Buchhaltungsunterlagen gemäß den gesetzlichen Fristen auf. In Deutschland sind das je nach Art der Unterlage 6 bis 10 Jahre.
- Führst du zum 1. Januar einen neuen Stundensatz ein? Informiere bestehende Klienten rechtzeitig.
2. Klientenakten
- Sind die Notizen aller Sitzungen vollständig?
- Ist für jedes laufende Coaching klar, was das Ziel und der nächste Schritt ist?
- Sind abgeschlossene Coachings auch wirklich als abgeschlossen festgehalten? Siehe einen Coaching-Prozess gut abschließen.
- Gibt es lose Notizen in Heften, Mails oder auf deinem Handy, die in eine Akte gehören?
3. Vereinbarungen
- Hat jeder aktive Klient eine unterschriebene Coaching-Vereinbarung?
- Sind Vereinbarungen abgeschlossener Coachings archiviert?
- Passt deine Standardvereinbarung noch zu deinem Angebot und deinen Preisen fürs nächste Jahr?
4. Datenschutz und DSGVO
Als Coach bist du Verantwortlicher für die Daten deiner Klienten. Die DSGVO schreibt vor, dass du personenbezogene Daten nicht länger speicherst als nötig. Der Jahreswechsel ist ein fester Moment, das zu prüfen.
- Welche Akten alter Coachings brauchst du nicht mehr? Lösche sie, oder bewahre nur auf, was du gesetzlich aufbewahren musst.
- Liegen Klientendaten an Orten, wo sie nicht hingehören, etwa im Download-Ordner, in WhatsApp oder auf einem geteilten Laufwerk?
- Hast du mit jedem Softwareanbieter, der Klientendaten verarbeitet, einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
- Ist deine Datenschutzerklärung noch aktuell?
Mehr Hintergrund in was ist eine datenschutzorientierte Coaching-Plattform.
5. Berufliche Weiterbildung
- Sind alle Fortbildungs- und Supervisionsstunden dieses Jahres erfasst?
- Hast du Zertifikate und Nachweise an einem Ort?
- Liegst du für deine Rezertifizierung im Plan? Siehe CPD-Stunden und Supervision als Coach dokumentieren.
6. Tools und Abos
- Welche Tools hast du dieses Jahr wirklich genutzt, und für welche zahlst du umsonst?
- Wo suchst du am häufigsten nach Informationen, die du nicht sofort findest?
- Arbeitest du mit mehr als drei getrennten Systemen für Kalender, Notizen, Aufgaben und Fortschritt? Dann ist Zusammenführen oft die größte Zeitersparnis. Lies die Coaching-Praxis ohne Tabellen führen.
Weniger Verwaltung im neuen Jahr
FocusCoachee bündelt Klientenakten, Sitzungen, Ziele, Aktionen, Coaching-Vereinbarungen, Dokumente und Fortschritt pro Coaching-Prozess an einem Ort. Daten werden verschlüsselt auf europäischen Servern gespeichert, gelöschte Elemente werden nach 30 Tagen endgültig entfernt und abgeschlossene Prozesse folgen festen Aufbewahrungsfristen. So ist ein großer Teil dieser Checkliste das ganze Jahr über schon erledigt.
Lies auch:
