DSGVO-konformes Coaching-Tool
Eine DSGVO-konforme Coaching-Plattform speichert Klientendaten auf EU-Servern, arbeitet unter einem Auftragsverarbeitungsvertrag, nutzt verschlüsselte Verbindungen und gibt Coach und Klient getrennten Zugang.
Du willst den Gesamtüberblick? Sieh dir unsere Übersicht zu Coaching-Software für professionelle Coaches an, mit Funktionen und Preisen.
Europäische Coaches arbeiten unter der DSGVO, der Datenschutz-Grundverordnung, die strenge Regeln dafür setzt, wie Klientendaten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden. Die meisten Coaching-Plattformen wurden in den USA gebaut, wo andere Datenregeln gelten. Das schafft ein echtes Risiko für europäische Coaches, die sensible Klienteninformationen auf solchen Plattformen speichern. Hier erfährst du, worauf du bei einer DSGVO-konformen Coaching-Plattform achten solltest und wie du deine Optionen bewertest.
Warum die DSGVO für Coaches wichtig ist
Als Coach verarbeitest du persönliche und teils sensible Informationen über deine Klienten: ihre Ziele, Herausforderungen, Arbeitssituationen und persönlichen Schwierigkeiten. Nach der DSGVO giltst du als Verantwortlicher. Das bedeutet, dass du dafür verantwortlich bist sicherzustellen, dass die Tools, die du zur Speicherung und Verarbeitung dieser Daten nutzt, dem europäischen Recht entsprechen.
Wenn deine Coaching-Software Daten ohne angemessene Schutzmaßnahmen auf US-Servern speichert, oder wenn du keinen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Plattformanbieter vorlegen kannst, verstößt du möglicherweise gegen die DSGVO, auch wenn dir das nicht bewusst war.
Was macht eine Coaching-Plattform DSGVO-konform?
Daten in der EU oder im EWR gespeichert. Die sicherste Option ist eine Plattform, die Daten auf Servern innerhalb der EU oder des EWR speichert. Werden Daten außerhalb der EU gespeichert, muss der Anbieter geeignete Übermittlungsmechanismen vorweisen.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Jede Plattform, die personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet, muss einen AVV anbieten. Das ist eine rechtliche Vereinbarung, die festlegt, wie der Auftragsverarbeiter die Daten behandelt und welche Schutzmaßnahmen bestehen. Kann eine Plattform keinen vorlegen, ist das ein Warnsignal.
Klare Datenschutzerklärung und Dokumentation der Datenverarbeitung. Du solltest deinen Klienten genau sagen können, wo ihre Daten gespeichert und wie sie geschützt werden. Eine DSGVO-konforme Plattform macht das leicht erklärbar.
Verschlüsselung der Klientendaten. Sensible Klienteninformationen sollten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt sein. Das gilt besonders für Sitzungsnotizen, Ziele und alle persönlichen Angaben, die in der Plattform gespeichert werden.
Unterstützung der Klientenrechte. Die DSGVO gibt Klienten das Recht, ihre personenbezogenen Daten einzusehen, zu berichtigen und zu löschen. Eine konforme Plattform sollte es dir leicht machen, solche Anfragen zu erfüllen.
Die Herausforderung mit US-Plattformen
Viele beliebte Coaching-Tools, darunter einige bekannte Namen, sind US-amerikanisch und vorrangig für den US-Markt konzipiert. Sie bieten womöglich keinen AVV, speichern Daten unter Umständen auf US-Servern und haben keine DSGVO-Prüfung durchlaufen. Diese Tools ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen zu nutzen, setzt dich einem Risiko aus, besonders wenn du mit Klienten in EU-Mitgliedstaaten arbeitest.
Wie FocusCoachee mit der DSGVO umgeht
FocusCoachee ist ein niederländisches Unternehmen, das speziell für den europäischen Markt gebaut wurde. Klientendaten werden verschlüsselt, die Datenverarbeitung folgt niederländischen und europäischen Standards, und die Plattform ist mit Datenschutz als Kernprinzip gestaltet, nicht als nachträgliche Ergänzung. Europäische Coaches können FocusCoachee mit der Gewissheit nutzen, dass ihre Klientendaten nach denselben Gesetzen behandelt werden, die auch ihre eigene Praxis regeln.
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