Een coachingintakeformulier is een van de krachtigste tools in je coachingpraktijk. Het geeft je essentiële achtergrondinformatie voor de eerste sessie, helpt je client vroeg te beginnen reflecteren en zet de toon voor een professioneel, gestructureerd traject. Dit moet erin staan.

Waarom een intakeformulier er toe doet

Veel coaches slaan het intakeformulier over of houden het te vaag. Dat is een gemiste kans. Een goed ontworpen intakeformulier bespaart je tijd in de eerste sessie, stelt je in staat om doordachte vragen voor te bereiden en laat je client zien dat je met structuur en intentie werkt. Het helpt ook de client om het proces al vanaf dag een serieus te nemen.

Onderdeel 1: Persoonlijke achtergrond

Begin met praktische informatie die je helpt te begrijpen wie je client is.

• Volledige naam en contactgegevens
• Huidige functie of beroep
• Organisatie of sector (indien relevant)
• Leeftijdscategorie (optioneel)
• Hoe ze jou hebben gevonden

Onderdeel 2: Huidige situatie

Dit onderdeel geeft je context voordat je elkaar ontmoet. Stel vragen zoals:

• Hoe zou je je huidige situatie in eigen woorden beschrijven?
• Wat gaat er op dit moment goed?
• Wat voelt vastgelopen, zwaar of onduidelijk?
• Wat heeft je ertoe gebracht om nu coaching te zoeken?

Onderdeel 3: Doelen en verwachtingen

Begrijpen wat je client wil bereiken helpt je een gefocust traject samen te bouwen.

• Wat hoop je te bereiken via coaching?
• Hoe ziet een succesvol coachingtraject er voor jou uit?
• Zijn er specifieke gebieden in je leven of werk waarop je je wil richten?
• Hoe ziet succes er over drie tot zes maanden voor je uit?

Onderdeel 4: Eerdere coachings- of ontwikkelingservaring

De achtergrond van je client kennen helpt je je aanpak te kalibreren.

• Heb je eerder met een coach gewerkt? Zo ja, wat was waardevol en wat niet?
• Doe je momenteel ook andere persoonlijke ontwikkelingsactiviteiten (therapie, training, etc.)?
• Wat heeft je in het verleden geholpen te groeien?

Onderdeel 5: Werkstijl en praktische voorkeuren

Dit onderdeel helpt je de samenwerking op maat te maken.

• Heb je de voorkeur voor directe feedback of een meer verkennende stijl?
• Hoe verwerk je informatie het beste: praten, schrijven of reflecteren?
• Is er iets dat je me wil laten weten voordat we beginnen?
• Zijn er onderwerpen die nu buiten beschouwing moeten blijven?

Onderdeel 6: Logistiek

• Voorkeur voor sessieformaat (online of in persoon)
• Beschikbare dagen en tijden
• Aankomende reizen of verplichtingen die de planning beinvloeden

Gebruik je intakeformulier als een levend document

De beste intakeformulieren worden niet eenmalig ingevuld en daarna vergeten. Verwijs tijdens sessies terug naar de antwoorden en bekijk ze halverwege het traject opnieuw om de voortgang te meten. Dit creert een duidelijke boog van waar je client begon tot waar ze nu zijn.

FocusCoachee en het intakeproces

FocusCoachee ondersteunt een gestructureerde start van elke coachingrelatie. Zodra een client is aangemeld, leven hun doelen, acties en reflecties in een beveiligde werkruimte - zichtbaar voor zowel coach als client gedurende het hele traject. Zo wordt de intake-informatie bruikbaar, in plaats van een formulier in een la.

Wil je zien hoe gestructureerd coachen voelt in de praktijk? Verken FocusCoachee vrijblijvend.