Hoe maak je een coachings-intakeformulier dat werkt
Een coachings-intakeformulier moet drie dingen bevatten: het hoofddoel van de client, de context erachter en wat ze al hebben geprobeerd. Houd het onder de 10 vragen. Een lang formulier signaleert administratie, geen coaching, en verkleint de kans dat een nieuwe client het invult vóór de eerste sessie.
Wat een goed intakeformulier doet
Een intakeformulier heeft twee taken. Ten eerste geeft het je genoeg informatie om voorbereid aan sessie één te beginnen in plaats van de eerste dertig minuten te besteden aan het verzamelen van achtergrondinformatie. Ten tweede signaleert het aan de client dat coaching een gestructureerd, doelgericht proces is, niet zomaar een open gesprek.
Goed gedaan, begint het formulier ook het reflectieve werk. Clients die zorgvuldig nadenken over hun antwoorden komen vaak met meer duidelijkheid aan de eerste sessie dan ze hadden voordat ze het invulden.
Wat je erin opneemt
De meest nuttige intakevragen vallen in een paar categorieën. Begin met het doel: wat wil de client bereiken en wanneer? Voeg dan context toe: wat speelt er in hun leven of werk dat dit het juiste moment maakt? Voeg dan geschiedenis toe: wat hebben ze al geprobeerd en wat stond in de weg?
Voeg tot slot een praktische vraag toe over hoe ze het beste werken: geven ze de voorkeur aan directe feedback, denken ze graag hardop, is er iets dat je moet weten over hoe ze leren?
Dat zijn zes tot acht vragen, wat ruim voldoende is. Weersta de verleiding om er meer toe te voegen.
Wat je weglaat
Vermijd het vragen om informatie die je niet werkelijk zult gebruiken. Lange achtergrondsecties over arbeidsgeschiedenis of persoonlijke omstandigheden zijn zelden relevant voor coaching en voelen opdringerig aan om in te vullen. Als je deze informatie nodig hebt, vraag er dan conversationeel naar in de eerste sessie.
Vermijd ook dubbele vragen (twee vragen in één) en vragen die zo open zijn dat ze moeilijk te beantwoorden zijn. "Vertel me over jezelf" is geen nuttige intakevraag.
Formaat en bezorging
Stuur het intakeformulier minstens twee dagen vóór de eerste sessie. Een PDF om met de hand in te vullen is eenvoudig te maken maar moeilijker bij te houden. Een formulier in je coachingplatform is eenvoudiger te beheren en houdt de antwoorden in het dossier van de client.
Houd het formulier kort genoeg zodat een client het in vijftien minuten kan invullen. Als het langer duurt, zullen ze het ofwel haasten of helemaal niet doen.
Gebruik FocusCoachee voor intake
FocusCoachee slaat intakeantwoorden op in het dossier van de client zodat je ze vóór elke sessie kunt bekijken. Bekijk de abonnementen en probeer het gratis.
Lees ook:
