Checklist administrativo de fim de ano para coaches
Um fechamento administrativo de fim de ano para coaches abrange seis áreas: finanças, arquivos de clientes, contratos, privacidade, desenvolvimento profissional e suas ferramentas. Quem resolve isso em dezembro começa o ano sem pendências e evita surpresas na declaração de imposto de renda ou quando um cliente pergunta sobre os próprios dados.
Use o checklist abaixo e marque o que já foi feito. Reserve de meio dia a um dia inteiro, dependendo de quanto você manteve tudo em dia ao longo do ano.
1. Finanças
- Todas as sessões deste ano foram cobradas e as notas fiscais emitidas?
- Há cobranças em aberto? Envie um lembrete antes das festas.
- Suas despesas profissionais estão completas, como formações, supervisão, software e livros?
- Guarde seus documentos fiscais pelo prazo legal. No Brasil, a referência geral é de 5 anos.
- Vai reajustar seu valor em janeiro? Avise os clientes atuais com antecedência.
2. Arquivos de clientes
- As anotações de todas as sessões estão completas?
- Em cada processo ativo está claro qual é a meta e o próximo passo?
- Os processos que terminaram estão de fato registrados como encerrados? Veja como encerrar bem um processo de coaching.
- Há anotações soltas em cadernos, e-mails ou no celular que pertencem a um arquivo?
3. Contratos
- Cada cliente ativo tem um contrato de coaching assinado?
- Os contratos dos processos encerrados estão arquivados?
- Seu contrato padrão ainda combina com sua oferta e seus valores para o ano que vem?
4. Privacidade e LGPD
Como coach, você é o controlador dos dados dos seus clientes. A LGPD determina que dados pessoais não sejam mantidos por mais tempo do que o necessário para a finalidade. A virada do ano é um momento fixo para revisar isso.
- Quais arquivos de processos antigos você não precisa mais? Exclua-os, ou guarde apenas o que a lei exige.
- Há dados de clientes em lugares onde não deveriam estar, como a pasta de downloads, o WhatsApp ou um drive compartilhado?
- Os fornecedores de software que tratam dados dos seus clientes oferecem garantias contratuais adequadas de proteção de dados?
- Sua política de privacidade está atualizada?
Mais contexto em o que é uma plataforma de coaching privacy-first.
5. Desenvolvimento profissional
- Todas as suas horas de formação e supervisão deste ano estão registradas?
- Você tem certificados e comprovantes em um só lugar?
- Está em dia para a renovação da credencial? Veja registrar horas de CPD e supervisão como coach.
6. Ferramentas e assinaturas
- Quais ferramentas você realmente usou este ano, e por quais paga sem usar?
- Onde você procura com mais frequência informações que não encontra na hora?
- Você trabalha com mais de três sistemas separados para agenda, anotações, tarefas e progresso? Então unificar costuma ser o maior ganho de tempo. Leia como gerenciar sua prática de coaching sem planilhas.
Menos trabalho administrativo no ano novo
O FocusCoachee reúne arquivos de clientes, sessões, metas, ações, contratos de coaching, documentos e progresso por processo em um só lugar. Os dados ficam criptografados em servidores na Europa, itens excluídos são apagados definitivamente após 30 dias e processos encerrados seguem prazos de guarda fixos. Assim, boa parte deste checklist já fica resolvida ao longo do ano.
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